Om E-mailberichten te tonen voert u de volgende stappen uit:
Selecteer een E-mail map uit de mappenlijst.
Selecteer een overzichtsvorm in het paneel. De overzichtsvorm bepaalt hoe de E-mailberichten worden getoond.
Bij het ontvangen van een E-mail bericht, verschijnt de tekst "Nieuw E-mail bericht" knipperend in het tabblad van de groupware software.
Tijdens het inzien van E-mailberichten zorgen de volgende hulpmiddelen bij het voorkomen van fraude en het minimaliseren van risico:
Als er een verdacht E-mailbericht met mogelijke 'phishing' inhoud (lijkt op een echte E-mail van bijvoorbeeld uw bank of creditcard maatschappij, maar is het niet) binnenkomt, wordt er een waarschuwing getoond in het overzichtsscherm.
Als een E-mailbericht links heeft naar plaatjes op een externe website, worden deze afbeeldingen normaal gesproken niet getoond. Meer informatie over deze gewoonte kunt u vinden in 3.4.2: Tonen met een Horizontaal gescheiden weergave..
Het lijst overzicht toont de E-mailberichten uit een E-mailmap in een tabel.
U kunt de E-mailberichten tonen in het lijst overzicht door de volgende stappen uit te voeren:Selecteer een E-mail map uit de mappenlijst.
Klik op in het tabblad. Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op .
Resultaat: De E-mailberichten van de huidige folder worden getoond als een lijst in het overzichtsscherm.
Tip: Met de E-mail optie Eerste E-mail automatisch selecteren? kunt u instellen of het eerste E-mailbericht in de lijst automatisch geselecteerd wordt.
Voor elk E-mailbericht in de lijst wordt een regel met informatie in de vorm van pictogrammen getoond:
|
Kolom |
Informatie |
|---|---|
|
Kolom 1, |
Het E-mailbericht bevat minimaal één bijlage. |
|
Kolom 2, geen pictogram |
Het E-mailbericht is ongelezen. |
|
Kolom 2, |
Het E-mailbericht is gelezen. |
|
Kolom 1, |
Het E-mailbericht is beantwoord. |
|
kolom |
De verzender van het E-mailbericht |
|
kolom |
Het onderwerp van het E-mailbericht. Bij het tonen van de map Unified Mail geven de onderwerpen aan vanuit welk E-mailaccount de E-mailberichten zijn ontvangen. |
|
kolom |
Datum en tijd waarop het E-mailbericht is ontvangen. |
|
kolom |
De grootte in bytes van het E-mailbericht. |
|
Laatste kolom |
De vlag die aan het E-mailbericht is gekoppeld. |
De E-mailberichten in de lijst worden normaal in volgorde van binnenkomst gesorteerd in de Ontvangen kolom. De kolomkop is lichter gekleurd. Een pijl geeft de richting van de sortering aan.
Het aanpassen van de sorteervolgorde:Om de sorteervolgorde aan te passen klikt u op de kolom die u wilt gebruiken voor de sortering.
Als u de sorteervolgorde wilt veranderen klikt u nogmaals op de zelfde kolom
Resultaat: De sorteervolgordeverandert.
In de H-scheidingsweergave toont de inhoud van de E-mail onder de lijst met berichten.
U kunt de E-mailberichten tonen in H-scheidingsweergave door de volgende stappen uit te voeren:Selecteer een E-mail map uit de mappenlijst.
Klik in het tabblad op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op . Resultaat: Het overzichtsvenster splitst horizontaal. Het bovenste deel toont de E-mailberichten lijst.
Selecteer een E-mailbericht uit de berichtenlijst.
Resultaat: Het onderste deel van het scherm toont de volgende informatie van het geselecteerde E-mailbericht.
De kop van het E-mailbericht toont het onderwerp, de verzender, de ontvanger en de datum en tijd van ontvangst. Als de E-mail een andere verzender heeft dan de persoon die de mail heeft gemaakt wordt dit apart weergegeven. Tip: Met de en pictogrammen kunt u de kop beknopter of meer uitgebreid maken.
Onder de kop wordt de inhoud van het E-mailbericht getoond. Afhankelijk van de lengte van de inhoud wordt een verticale schuifbalk getoond aan de rechterzijde van het bericht.
Als het E-mailbericht bijlagen heeft worden deze onder de inhoud weergegeven.
Tip: U kunt de horizontale balk omhoog en omlaag bewegen.
Als het E-mailbericht geen platte tekst is maar een HTML bericht, is de manier waarop u deze getoond krijgt afhankelijk van:
Het wel of niet toestaan van HTML berichten,
Het wel of niet toestaan van extern geplaatste afbeeldingen,
Deze instellingen hebben het volgende effect:
Als het is toegestaan HTML berichten te tonen, maar het tonen van externe afbeeldingen niet, geeft de H-scheiding het volgende beeld.
Het E-mailbericht wordt grotendeels getoond zoals bedoeld, maar zonder afbeeldingen.
Onder de kop is de volgende tekst te zien: Het vooraf laden van beelden via een externe link in uw E-mail is geblokkeerd om uw privéleven te beschermen. Als u er zeker van bent dat het E-mailbericht van een betrouwbare bron komt, kunt u de afbeeldingen alsnog inlezen door de knop te klikken.
Als het niet is toegestaan HTML berichten te tonen, geeft de H-scheiding het volgende beeld.
Het E-mailbericht wordt getoond in platte tekst zonder opmaak en afbeeldingen.
Onder het overzichtsscherm vindt U het gehele HTML E-mailbericht als een bijlage. U kunt informatie vinden hoe u dergelijke documenten kunt gebruiken in 3.4.6: Opslaan of openen van E-mailbijlagen..
Als het is toegestaan HTML berichten te tonen en het tonen van externe afbeeldingen ook, geeft het overzicht in H-scheiding de mail weer met opmaak en afbeeldingen.
Waarschuwing: Het tonen van extern opgeslagen afbeelden is en beveiligingsrisico,
U kunt deze E-mail instellingen aanpassen in HTML geformatteerde berichten toestaan? en Voorladen van externe afbeeldingen blokkeren? .
In de V-scheidingsweergave toont de inhoud van de E-mail naast de lijst met berichten.
U kunt de E-mailberichten tonen in V-scheidingsweergave door de volgende stappen uit te voeren:Selecteer een E-mail map uit de mappenlijst.
Klik in het tabblad op . Resultaat: Het overzichtsvenster splitst verticaal. Het linker deel toont de e-mailberichten lijst. Tip: Om de sorteervolgorde aan te passen klikt u op het
pictogram onder . Selecteer een sorteeroptie. Selecteer een E-mailbericht uit de berichtenlijst.
Resultaat: Het geselecteerde E-mailbericht wordt in het rechter deel van het overzicht getoond op de zelfde manier als bij de H-scheiding, zie voor meer informatie 3.4.2: Tonen met een Horizontaal gescheiden weergave..
Tip: U kunt de verticale balk naar links en rechts bewegen.
De brongegevens bevatten het complete E-mailbericht inclusief de complete 'e-mail header' details.
Om de brongegevens van het E-mailbericht te tonen neemt u de volgende stappen:Klik met de rechtermuisknop op een E-mailberichten in het lijst, H-scheiding of V-scheiding overzicht.
Klik vanuit het context menu op .
Resultaat: De brongegevens van het e-mailbericht wordt getoond. U kunt deze gegevens kopiëren vanuit dit scherm.
Tip: Bij het gebruik van tabbladen is deze functie ook beschikbaar in het Bewerken paneelgebied.
Zweefteksten zijn beschikbaar in de H-scheiding, V-scheiding en Lijst indeling.
Hoe u een E-mail bericht in een zweeftekst kan oproepen:In het lijstoverzicht kunt u met de muisaanwijzer boven een E-mailbericht stilstaan. Na een korte tijd opent de zweeftekst. Het toont het Algemeen tabblad.
Als u meer informatie over de bijlagen wilt, klik dan op het Bijlagen tabblad.
Om de zweeftekst te sluiten beweegt u de muisaanwijzer weg van de zweeftekst of naar een ander E-mailbericht in de lijst.
De E-mail zweeftekst bevat de volgende informatie:
Het Algemeen tabblad. Het bevat:
Het E-mail module pictogram
Het onderwerp en verzender van het E-mailbericht.
Het status pictogram geeft aan of het bericht is gelezen of op gereageerd is. Zie de tabel in 3.4.1: Tonen van het overzicht in een lijst.
De tekst van het E-mailbericht. Afhankelijk van de lengte van het bericht word een schuifbalk getoond.
Het Bijlagen tabblad. Het getal in haakjes geeft het aantal aan. Als er bijlagen bij de E-mail zitten wordt de volgende informatie getoond per bijlage:
Bestandsnaam, bestandsgrootte en bijlagetype.
Pictogrammen voor het openen en opslaan van de bijlage.
Het 
pictogram geeft aan dat het E-mailbericht een bijlage heeft. U kunt het volgende doen:
Open de bijlage. Opmerking: Om sommige bijlagen te bekijken heeft u mogelijk extra software nodig.
Opslaan van het bijlage op de lokale machine.
Opslaan van het bijlage in het Gegevensdepot
Als de bijlage een .vcs (vCard) extensie heeft, kunt u deze opslaan als contactpersoon. Voor informatie hoe u dit kunt doen zie 4.5.5: Creëren van een nieuw contact uit een vCard-bijlage.
Als de bijlage een .ics (iCal) extensie heeft, kunt u deze opslaan als afspraak. Voor informatie hoe u dit kunt doen zie 5.5.10: Het creëren van een nieuwe afspraak uit een iCal-bijlage.
Opmerking: Als de bijlage groter is dan een ingestelde waarde wordt het automatisch in het Gegevensdepot opgeslagen. Het E-mailbericht bevat dan enkel een verwijzing naar dit Gegevensdepot element. Meer informatie over het openen van Gegevensdepot elementen ziet u in 7.4.4: Openen en opslaan van de huidige document versie..
Een bijlage openen of opslaan gaat als volgt:Open het E-mailbericht in het H-scheiding of V-scheiding overzicht.
Selecteer een E-mailbijlage in het inhoud vak onderaan.
Geef aan wat u wilt doen:
Hoe een bijlage openen:
Klik in het tabblad op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op vanuit het contextmenu van de bijlage. Een systeemvenster opent. Het toont de toepassing die de bijlage kan openen.
Gebruik de knoppen in het systeemscherm om de bijlage te openen.
Als u een E-mailbijlage wilt opslaan:
Klik in het tabblad op Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op vanuit het contextmenu van de bijlage. Een systeemscherm opent.
Gebruik de knoppen in het systeemscherm om de bijlage op te slaan.
Als u een E-mailbijlage wilt opslaan in het Gegevensdepot:
In het tabblad klikt u op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u in het contextmenu van de bijlage op . Het Gegevensdepot item scherm opent. De bestandsnaam voor de bijlage wordt ingevoerd als de bestandsnaam voor het Gegevensdepot-item.
Informatie over het aanmaken van Gegevensdepot elementen zijn te vinden in 7.5: Aanmaken van Informatie-elementen.
Tip: U kunt ook een van de volgende methoden gebruiken om E-mailbijlagen te openen of op te slaan.
Dubbelklik op de naam van de bijlage.
Door het contextmenu te openen bij de bijlage.
Door op de pictogrammen t klikken in de E-mail zweeftekst.
Tip: Als een E-mailbericht meerdere bijlagen heeft, kunt u deze als één zip bestand downloaden. U doet dit door eerst de bestanden te selecteren terwijl u de <ctrl> toets indrukt, op Mac systemen gebruikt u de <cmd> toets.