U heeft de volgende mogelijkheden:
Versturen van een nieuw E-mailbericht
Beantwoorden van E-mailberichten
E-mailberichten doorsturen
De volgende paragrafen beschrijven een overzicht voor het versturen van een nieuw E-mailbericht. Meer details kunt u vinden op de volgende bladzijde.
Nieuwe E-mailberichten opstellen:Vanuit het tabblad klikt u op het pictogram. Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het pictogram
in het paneelgebied. Het E-Mail scherm wordt geopend.Selecteer een verzendadres. Voor meer informatie zie 3.5.1.1: Selecteer het verzendadres
Selecteer één of meer ontvangers. Voor meer informatie zie 3.5.1.2: Selecteer een ontvanger
Voer een Onderwerp in.
Schrijf de tekst van het E-mailbericht. Voor meer informatie zie 3.5.1.3: Nieuwe E-mailberichten opstellen en 3.5.1.4: Invoegen van website informatie
Gebruik eventueel de extra mogelijkheden:
Toevoegen bijlagen.
Bijvoegen vCard.
Voer een specifieke verzender in.
Stel de prioriteit in.
Verzoek een Ontvangstbewijs.
Voor meer informatie zie 3.5.1.5: Het gebruik van overige functies.
Klik op in het paneel. Het scherm sluit.
Opmerking: Als u geen onderwerp heeft opgegeven zal het Verzenden pop-up scherm worden getoond. U heeft de volgende opties:
U kunt alsnog een onderwerp opgeven. Klik daarna op . Als u geen onderwerp is invoert zal het onderwerp "(Geen onderwerp)" worden gebruikt.
Om het process te stoppen klik u op . Het scherm wordt gesloten.
Resultaat: Het E-mailbericht wordt verzonden. Een kopie wordt opgeslagen in de Sent Items map.
Als u de actie wilt afbreken klikt u op in het paneel.
Tip: U kunt een nieuwe E-mail ook maken door op in het tabblad te klikken.
Tip: U kunt de functie ook kiezen vanuit het tabblad in de andere modules. In het H-scheiding en V-scheiding overzicht kan u door op de verzender in de E-mail kop te klikken een nieuw bericht maken naar deze persoon.
Tip: Vanuit de contacten module in het kaart of Telefoonlijst overzicht kan u direct vanuit het contextmenu een E-mailbericht naar een contact sturen.
Als u extra E-mailaccounts heeft gedefinieerd, kunt u deze adressen als afzender kiezen. Meer informatie over het opzetten van meerdere E-mailaccounts kan gevonden worden in 8.2.5.3: Extra E-mail accounts. U kunt een standaardverzender kiezen in de Standaard verzendadres: E-mail instelling.
Het selecteren van een verzendadres in het E-Mail scherm:Als de selectielijst niet wordt getoond, klik dan op .
In de -keuzelijst selecteert u het adres wat u als verzender wilt gebruiken.
In het scherm kunt u de volgende ontvangers kiezen:
De E-mailontvangers
De ontvangers van een kopie van het E-mailbericht. De kopie wordt ook "CC" genoemd, deze Engelse afkorting staat voor "Carbon Copy". De E-mail ontvanger kan de CC ontvangers ook zien.
De ontvangers van een blinde kopie van het E-mailbericht. De blinde kopie wordt ook "BCC" genoemd, deze Engelse afkorting staat voor "Blind Carbon Copy". De E-mail ontvanger kan de BCC ontvangers niet zien.
U heeft de volgende alternatieven voor het selecteren van ontvangers.
Ingeven van het E-mailadres.
Selecteren van een E-mailadres uit een adresboek
Geef een E-mailadres op in het invoerveld naast de knop. Als het minimum aantal tekens is ingevoerd zal de autoaanvullingsfunctie de E-mail adressen tonen die aan deze tekens voldoen. De E-mail adressen staan gesorteerd op gebruiksfrequentie, met de intern gebruikers bovenaan. U kunt een adres kiezen door er met de muis op te klikken.
Tip: U kunt de autoaanvullingsfunctie activeren of deactiveren in de E-mail instelling Automatisch aanvullen van E-mailadressen inschakelen? .
Als u meerdere E-mailadressen wilt opgeven moet u deze scheiden met komma's (,).
Als u een kopie naar meerdere ontvangers wilt sturen geeft u de e-mailadressen op in het veld naast de knop.
Opmerking: Als het invoerveld niet wordt getoond, klik dan op in het paneelgebied.
Als u een blinde kopie naar meerdere ontvangers wilt sturen geeft u de e-mailadressen op in het veld naast de knop.
Opmerking: Als het invoerveld niet wordt getoond, klik dan op in het paneelgebied.
Klik op de knop. Het Ontvangers selecteren scherm opent. Als de optie is geactiveerd worden alle adressen uit alle beschikbare adresboeken getoond.
Om alleen adressen uit één specifiek adresboek te tonen doet u het volgende:
Deactiveer het keuzevakje.
Klik op de knop.
Kies een map uit het Selecteer map scherm.
Als u een specifieke selectie van ontvangers wilt zien, typt u een korte zoekterm in het invoerveld naast Zoeken. Klik vervolgens op de knop.
Selecteer één of meerdere ontvangers uit de lijst.
Bepaal wat de ontvangers moeten krijgen:
Klik op de knop om de hoofdontvangers te selecteren.
Klik op de knop om de ontvangers van de kopie te selecteren.
Klik op de knop om de ontvangers van de blinde kopie te selecteren.
De ontvangers worden ingevuld in de velden naast de knoppen , en .
Eventueel kunt u ook de gekozen selectie aanpassen:
Als u ontvangers wilt verwijderen kunt u het respectievelijke adres uit het invoerveld verwijderen.
Als u alle ontvangers wilt verwijderen klikt u op .
Om de selectie te bevestigen klikt u op . Als u van gedachten bent veranderd kiest u .
Type uw bericht in het invoervak onder de Opmaakbalk.
U kunt gebruik maken van de Opmaakbalk om de opmaak van het bericht aan te passen:
Selecteer een stuk tekst.
Verander de opmaak van de geselecteerde tekst door op de gewenste elementen te klikken in de Opmaakbalk.
Opmerking: Als de opmaakbalk nietwordt weergegeven, moet u het volgende doen:
Actieer of in het paneelgebied.
Klik in het paneelgebied op .
U kunt in de volgende gevallen de spellingscontrole gebruiken:
Klik met de rechtermuisknop op de tekst van het E-mailbericht. Activeer . Om de juiste taal te gebruiken kiest u uit het contextmenu.
Als u een rood onderstreept woord met de rechtermuisknop aanklikt.
Vanuit het contextmenu kunt u één van de voorgestelde verbeteringen kiezen, of het woord toevoegen aan het persoonlijke woordenboek.
Opmerking: De spellingscontrole is alleen beschikbaar als de optie HTML is gekozen voor 'E-mail opmaken' in het E-mail instellingen scherm. Voor meer informatie zie : Samenstellen tabblad. De spellingscontrole wordt niet aangeboden door Open-Xchange maar door de HTML bewerkingsmodule. Informatie over de HTML bewerkingsmodule kunt u lezen in http://tinymce.moxiecode.com.
Als u een handtekening wilt toevoegen moet u er één selecteren in het selectie veld.
Opmerking: Voordat u een handtekening kan kiezen moet u er eerst een aanmaken bij de E-mail instellingen. Voor meer informatie zie 8.2.5.2: E-mail handtekeningen.
U kunt de inhoud van een web pagina ingeven als E-mailbericht.
Om een webpagina via E-Mail te versturen:Type de toetsen om de gehele pagina te selecteren.
Gebruik om de gegevens naar het klembord te kopiëren.
Verplaats de muis naar de gewenste positie in het bericht en type om de inhoud in het E-Mail scherm te plakken.
Opmerking: Op Mac-systemen gebruikt u de -toets in plaats van de -toets.
Er zijn een aantal andere opties die u kunt gebruiken:
Voeg een bestand toe als bijlage
Voeg uw contactgegevens toe als een vCard
Geef en ander adres op als verzendadres
Stel de prioriteit in van het E-mailbericht
Verzoek de ontvanger voor een ontvangstbewijs
Als de opties , , en niet worden getoond onder het invoerveld , Klik dan op in het paneelgebied.
Als u een bijlage wilt toevoegen bij het E-mailbericht klikt u op de knop in het paneelgebied. Details hierover kunt u lezen in 3.5.1.6: Toevoegen van bijlagen.
Als u een vCard met uw contactgegevens wilt toevoegen vanuit het adresboek dan moet u het keuzevakje selecteren. De vCard wordt toegevoegd als *.vcf bestand.
Als u niet uw standaard verzendadres wilt gebruiken kunt u een andere kiezen uit de lijst achter het selectie veld. Meer details over het selecteren van verzendadressen kan gevonden worden bij de e-mail instellingen in Standaard verzendadres: . Als u nog meer vragen heeft over uw verzendadressen kunt u contact opnemen met uw beheerder of aanbieder.
Als u de prioriteit van een bericht wilt veranderen gebruikt u de selectie lijst:
Als u kiest wordt de E-mail als minder belangrijk gemarkeerd.
Als u kiest wordt de E-mail als belangrijk gemarkeerd.
Als u een ontvangst bevestiging wilt ontvangen van de ontvanger moet u het aankruisvakje selecteren. Opmerking: Ondanks dit verzoek kan de ontvanger dit negeren.
Opmerking: Houd er rekening mee dat veel E-mail accounts een limiet hebben op de grootte van de E-mail (inclusief alle bijlagen). Ga niet boven deze limiet.
Om bijlagen toe te voegen vanuit het E-mail scherm:In het paneelgebied klikt u op . Het Selecteer bijlagen scherm opent.
In het Selecteer bijlagen scherm kunt u op de klikken. Dan opent een systeem scherm waarmee u een bestand kan kiezen. Sluit daarna het selectie scherm.
Klik in het Selecteer bijlagen scherm op de knop . Het bestand wordt toegevoegd aan de lijst.
Om meer bestanden toe te voegen herhaalt u stappen 2 en 3.
Om bestanden te verwijderen uit de lijst, selecteert u deze eerst in de lijst. Klik daarna op .
In het Selecteer bijlagen scherm klikt u op .
Resultaat: De bestandsnamen van de bijlagen worden getoond onder de E-mail tekst.
Tip: Om een document uit het Gegevensdepot te koppelen, klikt u in het paneelgebied op in het tabblad.
Als u een E-mailbricht beantwoordt worden de volgende velden automatisch ingevuld in het E-mail scherm:
De verzender en eventueel andere ontvangers van de E-mail worden automatisch ingevuld als ontvangers van het antwoord. Bij de E-mail instellingen Bij "Alle beantwoorden": kunt u opgeven of de extra ontvangers in het "Aan" of in het "Cc" veld komen te staan.
Het E-mail onderwerp wordt overgenomen in het antwoord. Hiervoor wordt de tekst "Re:" geplaatst.
De tekst van de originele E-mail wordt overgenomen in het antwoord. Elke regel wordt voorafgegaan met het teken ">" om aan te geven dat het een citaat is.
Om een E-mail te beantwoorden doet u het volgende:
Selecteer een E-mailbericht uit de berichtenlijst.
In het tabblad klikt u op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u in het paneelgebied op . Om ook een kopie te sturen naar de ontvangers in de CC lijst klikt u op . Het E-mail scherm wordt geopend.
Type het E-mailbericht. U kunt gebruik maken van alle functies zoals beschreven in 3.5.1.3: Nieuwe E-mailberichten opstellen.
Klik op . Het scherm sluit.
Resultaat: Het E-mail wordt gestuurd. Een kopie van de E-mail wordt opgeslagen in de map Sent Items.
Als U de E-mail niet wilt sturen klikt u op in het paneel.
Tip: U kunt ook vanuit het context menu een E-mailbericht beantwoorden.
Als u een E-mailbericht doorstuurt worden de volgende velden automatisch ingevuld in het E-mail scherm:
Het E-mail onderwerp wordt overgenomen in het doorgestuurde bericht. Voor het onderwerp wordt de tekst "Fwd:" geplaatst.
Het E-mailbericht wordt overgenomen in het doorgestuurde E-mailbericht. De text wordt voorafgegaan met de volgende details:
De kop "Original message"
Verzender, ontvanger, datum en het onderwerp van het originele bericht.
E-mails doorsturen gaat als volgt:
Selecteer een E-mailbericht uit de berichtenlijst.
Klik op in het tabblad. Als u het compacte paneel gebruikt klikt u in het paneelgebied op . Het E-mail scherm wordt geopend.
Selecteer één of meer ontvangers. Voor meer informatie zie 3.5.1.2: Selecteer een ontvanger.
Type het E-mailbericht. U kunt gebruik maken van alle functies zoals beschreven in 3.5.1.3: Nieuwe E-mailberichten opstellen.
Klik op in het paneel. Het scherm sluit.
Resultaat: Het E-mail wordt gestuurd. Een kopie van de E-mail wordt opgeslagen in de map Sent Items.
Als U de E-mail niet wilt sturen klikt u op in het E-mail paneel.
Tip: U kunt ook vanuit het context menu een E-mailbericht doorsturen.