Hier volgt een uitleg over het aanmaken van afspraken. Details worden gegeven op de volgende bladzijde.
Opmerking: Als u nieuwe afspraken wilt maken in een openbare of gedeelde agendamap moet u de rechten hebben om objecten aan te maken.
Zo maakt u een nieuwe afspraak:In het tabblad klikt u op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram
. Het scherm wordt geopend.Eventueel kunt u een andere agendamap kiezen door op de knop te klikken, en vervolgens een agendamap te kiezen in het pop-up scherm.
Geef de beschrijving, een locatie en een commentaar van de afspraak.
Selecteer een start- en einddatum voor de afspraak. Zie 5.5.2: De begin- en eindtijd van de afspraak instellen.
Stel de afspraakherinnering in. Zie 5.5.3: Instellen of reageren op een afspraakherinnering.
Stel de beschikbaarheid in: Gereserveerd, Voorlopig, Afwezig voor zaken of Vrij. Zie 5.5.6: Stel het beschikbaarheidsoverzicht in.
Gebruik eventueel de extra mogelijkheden:
Maak een afspraakserie. Zie 5.5.4: Aanmaken van afspraakseries.
Voeg de categorieën toe aan de afspraak. Zie 5.5.4: Aanmaken van afspraakseries.
Markeer de afspraak eventueel als privé. Zie 5.5.7: Markeert een afspraak als privé.
Voeg andere deelnemers toe aan de afspraak. Controleer of de deelnemers en bronnen beschikbaar zijn voor de afspraak Zie 5.5.8: Deelnemers en bronnen toevoegen en 5.5.8.1: Controleren van de beschikbaarheid.
Voeg aanhangsels toe bij de afspraak . Zie 5.5.9: Toevoegen van aanhangsels.
Klik op in het paneelgebied. Het scherm sluit.
Resultaat: De afspraak wordt aangemaakt.
Als u de actie wilt annuleren klikt u op in het tabblad.
Opmerking: Als u een afspraak maakt die overlapt met een bestaande afspraak krijgt u mogelijk een melding. Zie voor meer informatie in 5.5.11: Oplossen van afspraakconflicten.
Tip: U kunt een nieuwe afspraak ook maken door op in het tabblad te klikken.
U heeft de volgende mogelijkheden voor het aanmaken van een nieuwe afspraak:De functie kan ook vanuit andere modules worden geopend vanuit het paneelgebied in andere modules .
Dubbel-klik in het lijst- of agendaoverzicht op een vrij gebied. Het Afspraak scherm opent.
In het teamoverzicht kunt u dubbel-klikken u op een kalender van een ander teamlid. U wordt samen met de persoon of bron waarop u heeft geklikt toegevoegd als deelnemer.
In het Agenda overzicht sleept u een vak open in de tijdtabel. Meer detail hierover kunt u verderop in dit hoofdstuk vinden.
Om een nieuwe afspraak te creëren met slepen & neerzetten vanuit de e-mailmodule, sleept u een E-mail uit een lijst op een dag in de miniagenda. Het dialoogvenster opent zich. De gekozen dag wordt ingesteld als de dag van de afspraak.
Sleept u een contactpersoon op een dag in de miniagenda. Het dialoogvenster Afspraak gaat open. De gekozen dag wordt ingesteld als de dag van de afspraak.
Selecteer de Dag, Werkweek of Aangepast agenda overzicht.
Sleep een vak open in de tijdtabel. Een nieuwe afspraak wordt gemaakt. De start- en eindtijd worden automatisch ingevuld op basis van het gemaakte vak.
Dubbelklik op de rechthoek van de nieuwe afspraak. Het Afspraak scherm opent.
Geef de gegevens van de nieuwe afspraak in. Meer informatie hierover kunt u vinden in de instructies hierboven. Het aanmaken van een nieuwe afspraak.
Als u afspraak gaat maken in het team overzicht kunt u :
alle teamleden toevoegen
specifieke teamleden toevoegen, of
één enkel teamlid toevoegen
als deelnemer(s).
Zo maakt u een nieuwe afspraak met alle teamleden:Open het team overzicht. Een beschrijving vindt u in 5.4.5: Tonen van het teamoverzicht.
Zorg er voor dat er geen team is geselecteerd.
U kunt de volgende mogelijkheden kiezen:
Vanuit het tabblad klikt u op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram
. In de tijdtabel sleep een tijdsgebied door te linker muisknop te klikken en deze vast te houden. Het tijdsgebied wordt gebruikt als begin en eindtijd van de nieuwe afspraak.
Resultaat: Het Afspraak scherm wordt getoond. De teamleden worden ingevuld in het Deelnemers tabblad.
Zo maakt u een nieuwe afspraak met specifieke teamleden:Open het team overzicht. Een beschrijving vindt u in 5.4.5: Tonen van het teamoverzicht
Selecteer individuele teamleden door op de namen te klikken terwijl u de <ctrl> toets ingedrukt houd. Opmerking: Op Apple systemen gebruikt u de <cmd> toets.
U kunt de volgende mogelijkheden kiezen:
Vanuit het tabblad klikt u op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram
. Sleep in de tijdtabel een tijdsgebied door op de linker muisknop te klikken en deze vast te houden. Het tijdsgebied wordt gebruikt als begin en eindtijd van de nieuwe afspraak.
Resultaat: Het Afspraak scherm wordt getoond. De teamleden worden ingevuld in het Deelnemers tabblad.
Zo maakt u een nieuwe afspraak met één enkel teamlid:Open het team overzicht. Een beschrijving vindt u in 5.4.5: Tonen van het teamoverzicht.
Zorg er voor dat er geen teamleden zijn geselecteerd.
Dubbelklik op een tijd in de tijdtabel van het teamlid welke u wilt toevoegen als deelnemer.
Resultaat: Het Afspraak scherm opent. De datum en tijd waarop u op heeft geklikt wordt ingegeven als start van de afspraak. Het teamlid wordt toegevoegd in het Deelnemers tabblad.
De volgende velden zijn reeds ingesteld:
De huidige datum is opgegeven als begin en eind dag.
De volgende complete tijdsinterval wordt ingevuld als start van de afspraak. Normaal is een tijdsinterval 15 minuten.
De afspraak eindigt een uur na de start tijd.
Om de individuele waarden van de start- en eindtijd op te geven gebruikt u de pictogrammen naast de en velden in het Afspraak scherm.
De begin- en eindtijd van een afspraak instellen in het Afspraak scherm gaat als volgt:Om de begin- en einddatum in te geven gebruikt u een van de volgende methoden:
Geef een geldige datum in het eerste invoerveld in.
Klik op het kalender pictogram naast het eerste invoerveld om een datum te kiezen uit de kalender.
Om de begin- en eindtijd in te geven gebruikt u een van de volgende methoden:
Geef een geldige tijd in het tweede invoerveld in.
Selecteer de tijd uit de keuzelijst.
Als het een dagafspraak is, selecteert u het keuzevak.
U kunt het moment waarop u de herinnering krijgt instellen. Een herinnering geeft u een waarschuwing voor de afspraak als het einde van de geselecteerde periode is bereikt.
Het instellen van een afspraakherinnering gaat als volgt:Selecteer tabblad.
Selecteer een tijdsperiode uit de lijst achter . Als u geen herinnering wilt kiest u hier .
Tip: U kunt de standaard periode voor een herrinering aanpassen in de Agenda voorkeuren Standaardtijdsinterval voor herinnering .
Als het tijdstip van de afspraak nadert wordt het Herinnering scherm getoond. Er zijn verschillende manieren om op de afspraakherinnering te reageren.
Reageren op een afspraakherinnering gaat als volgt:Om opnieuw aan de afspraak herinnerd te worden kiest u een tijdsduur uit de lijst. Klik vervolgens op . Als de gekozen tijd is verlopen zal een nieuwe herinnering getoond worden.
Als u geen herinnering meer wilt klikt u op .
Een afsprakenserie is een afspraak die meerdere keren wordt herhaald. Als u een afsprakenserie moet u de volgende instellingen maken:
De tijdsinterval van de afsprakenserie. Dit bepaald de periode tussen de individuele afspraken uit de serie.
De tijdspanne van de afsprakenserie. Dit definieert de duur van de serie.
Selecteer tabblad.
Klik u op de knop. Het Creëer nieuwe serie scherm opent.
Selecteer een tijdsinterval voor de serie.
Als de afspraak dagelijks herhaald moet worden, selecteer dan het herhalingstype . In de herhalingsinstellingen geeft u de interval in dagen.
Als de afspraak maandelijks herhaald moet worden, selecteer dan het herhalingstype . In de herhalingsinstellingen geeft u de interval in maanden en de dag van de maand.
Als de afspraak wekelijks herhaald moet worden, selecteer dan het herhalingstype In de herhalingsinstellingen geeft u de interval in weken en de dag van de week.
Als de afspraak jaarlijks herhaald moet worden, selecteer dan het herhalingstype In de herhalingsinstellingen geeft u de dag van het jaar.
Definieer de begin en eind data van een afspraakserie:
Naast het label voer je de datum in van het begin van de afspraakserie.
Naast het label geeft u het einde van de afspraakserie op.
Klik op .
De volgende voorbeelden tonen een aantal afspraken series.
Voorbeeld 1: Een afspraak welke elke 2e dag wordt gehouden.
Een afspraak moet elke 2e dag gehouden worden. Startdatum is 22-03-2010. Deze afspraak moet 5 keer herhaald worden.
In het Creëer nieuwe serie scherm stelt u de volgende zaken in:
Herhalingstype
Dagelijks
Herhalingsinstellingen
Elke 2e Dag
Duur van serie
Begindatum 22-03-2010
Duur van serie
Eindigt na 5 afspraken
Voorbeeld 2: Een afspraak die elke Dinsdag en Vrijdag plaats vindt
Een afspraak moet plaats vinden op Dinsdag en Vrijdag. De startdatum is 22-03-2010.
In het Creëer nieuwe serie scherm stelt u de volgende zaken in:
Herhalingstype
Wekelijks
Herhalingsinstellingen
Iedere 1 week op Dinsdag, Vrijdag
Duur van serie
Begindatum 23-03-2010
Eindigt nooit
Voorbeeld 3: Een afspraak die elke tweede woensdag plaats vindt
Een afspraak moet elke 2e woensdag gehouden worden, de startdatum is 22-03-2010. Deze laatste afspraak is op 29-12-2010.
In het Creëer nieuwe serie scherm stelt u de volgende zaken in:
Herhalingstype
Wekelijks
Herhalingsinstellingen
Iedere 2 weken op Woensdag
Duur van serie
Begindatum 24-03-2010
Eindigt om 31-12-2010
Voorbeeld 4: Een afspraak die elke 1e maandag van de maand wordt gehouden.
Een afspraak moet elke eerste maandag van de maand gehouden worden. De startdatum is 01-03-2010. Deze afspraak moet 12 keer herhaald worden.
In het Creëer nieuwe serie scherm stelt u de volgende zaken in:
Herhalingstype
Maandelijks
Herhalingsinstellingen
op de eerste Maandag van elke 1 maand
Duur van serie
Begindatum 01-03-2010
Eindigt na 12 afspraken
Voorbeeld 5: Een afspraak die elk jaar op de laatste vrijdag van november wordt gehouden.
Een afspraak moet elk jaar plaats vinden op de laatste Vrijdag in November. De startdatum is 26-11-2010.
In het Creëer nieuwe serie scherm stelt u de volgende zaken in:
Herhalingstype
Jaarlijks
Herhalingsinstellingen
om laatste vrijdag in november
Duur van serie
Begindatum 26-11-2010
Eindigt nooit
Een categorie is een tekst die gebruikt kan worden voor het ordenen van afspraken. Er zijn twee verschillende manieren om Labels toe te voegen:
Geef object-gerelateerde categorieën.
Selecteer categorieën uit de lijst van voorgedefinieerde categorieën.
Informatie over het aanmaken van categorieën zijn te vinden in 8.2.3: Categorieën beheren.
Om object-gerelateerde categorieën toe te voegen vanuit het Afspraak scherm:Selecteer tabblad.
Dubbelklik rechts naast de knop.
Voer een tekst in.
Tip: Een alternative methode kan u vinden in 8.2.3.2: Categorieën beheren in de modulen.
Opmerking: Object-georiënteerde categorieën hebben de kleur wit.
Om voorgedefinieerde categorieën toe te voegen vanuit het Afspraken scherm:Selecteer tabblad.
Klik op de knop. Het dialoog verschijnt. De lijst bevat alle voorgedefinieerde categorieën.
Activeer het keuzevakje uit de lijst om een categorie in te schakelen voor een afspraak. Opmerking: De eerst geselecteerde categorie bepaald de kleur van de afspraak.
Klik op .
Resultaat: De categorieën worden toegevoegd achter de Categorieën knop.
Zo verwijderd u een categorie uit het Afspraak scherm:Selecteer tabblad.
Klik op de knop. Het scherm opent.
Deactiveer het keuzevakje uit de lijst om een categorie uit te schakelen.
Klik op .
Resultaat: De categorieën worden verwijderd van de afspraak.
In het Agenda overzicht wordt de beschikbaarheid weergegeven met kleuren. De volgende kleuren worden gebruikt:
Gereserveerd: blauw
Voorlopig: geel
Afwezig voor zaken: rood
Vrij: groen
Meer informatie over beschikbaarheid leest u in 5.2.2: Wat moet ik weten over afspraken?.
De beschikbaarheid beïnvloed hoe de groupware om gaat met nieuwe afspraken die overlappen met een bestaande afspraak.
Als een afspraak is gemarkeerd met Gereserveerd, Voorlopig of Afwezig op werk wordt er een conflict melding gegeven.
Als de beschikbaarheid opgegeven is als Vrij wordt er geen melding getoond.
Meer informatie over conflicthantering kan gevonden worden in 5.5.11: Oplossen van afspraakconflicten.
De beschikbaarheid van een afspraak instellen in het Afspraak scherm gaat als volgt:Selecteer tabblad.
Selecteer een optie uit de keuzelijst.
Een privé afspraak is een afspraak die niet ingezien kan worden door andere gebruikers als u uw Agenda deelt met andere gebruikers.
U kunt een afspraak als privé markeren als aan alle van de volgende condities wordt voldaan:
U bent de enige deelnemer en er zijn geen andere deelnemers of bronnen bij de afspraak.
De afspraak is gemaakt in een persoonlijke agendamap.
Selecteer tabblad.
Activeer het keuzevak.
Als u een afspraak maakt wordt u automatisch toegevoegd als deelnemer. Bij de agenda voorkeuren kunt u deze instelling aanpassen. Zie voor meer informatie in : Openbare afspraken aanmaken. U kunt andere deelnemers en bronnen (zoals kamers en projectors) toevoegen.
Het toevoegen van deelnemers of bronnen aan een afspraak in het Afspraak scherm gaat als volgt:In het paneel klikt u op . Het Selecteer deelnemers en bronnen scherm opent.
De globale contactenmap is voorgeselecteerd. Om een ander contactenmap te selecteren klikt u op de knop. Klik op een map in het Selecteer contactmap scherm.
Als u een specifieke selectie wilt zien van ontvangers en bronnen, typt u een korte zoekterm in het invoerveld naast Klik vervolgens de knop.
Selecteer één of meer gebruikers, groepen of bronnen van de lijst. Opmerking: Gebruikers, groepen of bronnen worden gemarkeerd met verschillende pictogrammen. Deze worden getoond in de volgende volgorde : Gebruikers, groepen en dan bronnen.
Om de selectie als deelnemers toe te voegen klikt u op de knop naast . Om de selectie als bronnen te reserveren klikt u op de knop naast .
Opmerking: De volgende beperkingen zijn van toepassing:
bronnen kunnen niet worden toegevoegd als deelnemers.
Groepen kunnen niet als bronnen worden toegevoegd.
Opmerking: Bronnen kunnen niet gekozen worden als de afspraak samen valt met een afspraak die gebruik maakt van deze bronnen.
Eventueel kunt u ook de gekozen selectie van deelnemers en bronnen aanpassen:
Selecteer elementen en plaats ze in het of veld.
Klik de knop naast of .
Om de selectie te accepteren klikt u op de knop . Als u de selectie niet wilt gebruiken klikt u op de knop.
Als u deelnemers en bronnen toevoegt, is het verstandig om de beschikbaarheid te controleren.
Deze functie laat zien welke deelnemer of bron reeds is gereserveerd op een specifieke dag. De beschikbaarheid wordt getoond met kleurenbalken.
De kleuren komen overeen met de kleuren die gebruikt worden bij de beschikbaarheid. Zie voor meer informatie in 5.2.2: Wat moet ik weten over afspraken?.
Het controleren van beschikbaarheid van deelnemers of bronnen in het Afspraak scherm gaat als volgt:Selecteer het tabblad.
Selecteer de tijdspanne die u wilt controleren.
Klik op de knop. Gekleurde balken naast de deelnemers en bronnen geven aan of de deelnemer of bron gereserveerd is in de opgegeven tijdspanne.
Indien nodig kunt u kijken of een andere dag geschikter is. Navigeer met de pijltjes naast de datum en klik opnieuw op de knop.
Als u een datum en tijd heeft gevonden die geschikt is voor alle deelnemers en bronnen dan kunt u de datum en tijd gebruiken voor de afspraak. Om dit te doen klikt u op de knop.
Tip: Voordat u de afspraak maakt kunt u de beschikbaarheid van de deelnemers zien in het Team overzicht. Meer informatie kunt u vinden in 5.4.5: Tonen van het teamoverzicht.
U kunt externe deelnemers zonder vermelding in het adressenboek toevoegen. Om dit te doen heeft u het E-mailadres nodig van de externe deelnemer.
Zo voegt u externe deelnemers zonder vermelding in het adressenboek toe:In het tabblad klikt u op de knop.
In het scherm geeft u de naam en een geldig E-mailadres op.
Klik op .
Om meer deelnemers toe te voegen voert u stap 2 en 3 nogmaals uit. Om te stoppen klikt u op .
Resultaat: De externe deelnemers zonder vermelding in het adressenboek zijn ingevoerd als deelnemers.
Meer informatie over afspraken met externe deelnemers leest u in 5.7: Afspraken met externe deelnemers.
Deelnemers die u aan een afspraak toevoegt krijgen een afspraakbevestiging die het mogelijk maakt de afspraak te accepteren of af te wijzen. Meer informatie leest u in 5.6.1: Afspraak accepteren.
Externe deelnemers krijgen geen afspraakbevestiging. Om externe deelnemers van een afspraak op de hoogte te stellen moet u deze per E-mail informeren.
Deelnemers informeren via E-mail vanuit het Afspraak scherm gaat als volgt:Selecteer tabblad.
Activeer de keuzeoptie.
In het paneel klikt u op . Het Selecteer aanhangsels scherm opent.
In het Selecteer aanhangsels scherm kunt u op de klikken. Dan opent een systeem scherm waarmee u een bestand kan kiezen. Sluit daarna het selectie scherm.
Klik in het Selecteer aanhangsels scherm op de knop . Het bestand wordt toegevoegd aan de lijst.
Om meer bestanden toe te voegen herhaalt u stappen 3 en 4.
Om bestanden te verwijderen uit de lijst, selecteert u deze eerst in de lijst. Klik daarna op .
In het Selecteer aanhangsels scherm klikt u op .
Resultaat: De aanhangsels worden toegevoegd aan het afspraak.
U kunt een nieuwe afspraak aanmaken uit een iCal-bijlage van een E-mail. Een ICal-bijlage is te herkennen aan de extensie ics.
Het creëren van een nieuwe afspraak uit een iCal-bijlage gaat als volgt:Open het E-mailbericht in het H-scheidings- of V-scheidingsoverzicht.
Klik met de rechtermuisknop op het .ics bestand in het onderste deel van het overzichtsscherm.
Selecteer de optie uit het context menu.
Resultaat: Het Afspraak scherm wordt getoond.
Een afspraakconflict ontstaat als één van de volgende condities aanwezig is:
De beschikbaarheid van een bestaande afspraak is nog niet op Vrij gezet.
U maakt een nieuwe afspraak en u zet deze niet op Vrij. De nieuwe afspraak overlapt met een reeds bestaande afspraak.
Als u op het pictogram klikt in het panel van het Afspraak scherm, het Ontdekte conflicten scherm opent. Het toont de gevonden conflicten van de bestaande afspraken en de nieuwe afspraak. U moet antwoord geven op het conflict bericht.
U kunt het Conflict bericht als volgt afhandelen:Als u het conflict wilt oplossen door de datum van de afspraak te veranderen klikt u op . Kies vervolgens een andere datum.
Als u de nieuwe afspraak wilt maken ondanks het conflict, klikt u op .