Om afspraken te plannen met zowel externe als interne deelnemers moeten afspraakgegevens uitgewisseld worden tussen de Open-Xchange Server en het agenda programma van de externe deelnemer.
Er zijn twee mogelijke scenario's:
U maakt of wijzigt een afspraak als een interne deelnemer.
Een externe deelnemer maakt of wijzigt een afspraak waarvoor u bent uitgenodigd.
Als u de optie aanvinkt bij het maken van afspraken, krijgen externe deelnemers een E-mail met de afspraakgegevens als een iCal bijlage. Een E-mail met de afspraakgegevens wordt naar de externe deelnemers gestuurd als een interne deelnemer
de afspraak maakt,
deelnemers toevoegt,
of de afspraak verwijderd.
Als de details verstuurd zijn, kunnen externe deelnemers hun afspraak bewerken in hun eigen agenda applicatie.
Meer informatie over het toevoegen van externe deelnemers kan gevonden worden in 5.5.8.2: Toevoegen van externe deelnemers zonder vermelding in het adressenboek.
Als een exterene deelnemer u een E-mail stuurt met afspraakgegevens in het iCal formaat, kan u
het afspraakverzoek beantwoorden door deze te accepteren of af te wijzen,
een afspraak aanpassen als andere deelnemers hun aanwezigheidsstatus hebben aangepast.
Het beantwoorden van een afspraakverzoek van een externe deelnemer gaat als volgt:
Schakel naar de E-mail module.
Open het E-mailbericht met de afspraak in het H-scheidings- of V-scheidingsoverzicht.
Gebruik de knoppen onder de E-mail kop om op de uitnodiging te reageren:
Commentaar invoeren.
Als u wilt deelnemen klikt u op .
Als u niet wilt deelnemen klikt u op .
Resultaat: De afspraak wordt opgenomen in uw agenda. De externe deelnemer krijgt een E-mailbevestiging met uw antwoord.
De aanwezigheid van een externe deelnemer aanpassen gaat als volgt:Schakel naar de E-mail module.
Open het E-mailbericht met de aangepaste status in het H-scheidings- of V-scheidingsoverzicht.
Klik op onder de E-mail kop.
Resultaat: De afspraak wordt bijgewerkt in uw agenda.