Bij het ingeven van een zoekterm kunt u afspraken vinden in de geopende agendamap. De zoekterm is de tekenreeks die gezocht wordt.
Alle afspraken met een titel of categorie die aan de zoekterm voldoen worden getoond.
Bijvoorbeeld: Om afspraken met de titel "Team meeting" en "Management meeting" te vinden gebruikt u de term "me".
Om een afspraak te zoeken doet u het volgende:Klik in de mappenlijst op de agendamap die u wilt inzien.
Kiest de Lijst of Agenda overzicht.
Type uw zoekterm in het invoervak.
Klik op het pictogram
.
Resultaat: Het overzichtsscherm schakelt naar het lijst overzicht. Het overzicht toont alleen de afspraken die voldoen aan de zoekterm.
Weergeven van alle afspraken uit de geselecteerde agendamap gaat als volgt:In het Zoeken invoerveld klikt u op het Reset pictogram
.
Alle gegevens die u heeft ingevoerd bij het maken van een afspraak kunnen later aangepast worden.
Opmerking: Wanneer u afspraken wilt bewerken in openbare agendamappen of andere agendamappen die gedeeld worden met andere gebruikers, dient u de rechten te hebben voor het wijzigen van objecten in deze mappen. Het is niet mogelijk privé afspraken te wijzigen in gedeelde mappen.
Een afsprak past u als volgt aan:Toon een afspraak in het Detail overzicht of selecteer een afspraak in het Lijst, Kalender of het Team overzicht.
In het tabblad klikt u op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram . Het Afspraak wijzigen venster opent.
Wijzig de afspraakgegevens. Een beschrijving van alle elementen vindt u in 5.5: Afspraken aanmaken.
Klik op in het paneel. Het scherm sluit.
Resultaat: De afspraak is aangepast..
Als u de actie wilt annuleren klikt u op in het tabblad.
Opmerking: Als u een afspraak bewerkt die overlapt met een andere afspraak kunt u een conflict melding krijgen. Zie voor meet informatie in 5.5.11: Oplossen van afspraakconflicten.
Tip: U kunt ook afspraken aanpassen via het contextmenu en door te dubbelklikken op een afspraak.
Een afspraak wijzigt u als volgt:Selecteer een afspraak uit het Agenda overzicht.
Klik op de titel van de afspraak.
Wijzig de titel.
Druk op Enter.
In het agendaoverzicht kunt u de volgende bewerkingen uitvoeren met slepen&neerzetten:
Afspraken naar andere dagen verplaatsen,
Afspraaktijden wijzigen
Begin- en eindtijd van een afspraak wijzigen.
Zo sleept u een afspraak naar een andere dag:
Toon een afspraak in het Werkweek, Maand, Week of Aangepast overzicht.
Beweeg de muisaanwijzer tot boven de rechthoek van de afspraak. De muisaanwijzer veranderd in een hand pictogram.
Sleep de afspraak naar een andere dag in het overzicht of naar een dag in de minikalender.
Resultaat: De afspraak wordt verplaatst naar de geselecteerde datum.
Tip: Om de dag van een afspraak te wijzigen vanuit het dag overzicht, kunt u ook de afspraak naar een dag in de minikalender slepen.
Tip: In de Werkweek en Aangepast overzicht kunt u t tijdstip van de afspraak aanpassen door deze naar een andere plek in de tijdstabel te slepen.
Veranderen van de starttijd van een afspraak gaat als volgt:Toon een afspraak in het Dag, Werkweek of Aangepast overzicht.
Beweeg de muisaanwijzer tot boven de rechthoek van de afspraak. De muisaanwijzer veranderd in een hand pictogram.
Sleep de afspraak naar een andere tijd of dag in het overzicht.
Resultaat: De afspraak wordt verplaatst naar de geselecteerde tijd.
Tip: In het Werkweek en Aangepast overzicht kunt u het tijdstip van de afspraak aanpassen door deze naar een andere plek in de tijdstabel te slepen.
Wijzigen van het begin en het einde van een afspraak gaat als volgt:Selecteer de Werkweek of Aangepast agenda overzicht.
Beweeg de muisaanwijzer tot boven de boven- of onderrand van de afspraak. De muisaanwijzer veranderd in een dubbele pijl.
Sleep de rand naar een andere tijd in het overzicht.
Resultaat: De start of eindtijd van de afspraak wordt aangepast.
Als u afspraakserie gaat bewerken moet u een van de volgende methoden kiezen:
Aanpassen van de gehele serie
Aanpassen van één afspraak uit de serie
U kunt de selectie maken in het Afspraak scherm.
Het bewerken van een Afspraakserie gaat als volgt:Gebruik een van de methoden als beschreven in 5.8.2: Afspraken bewerken en 5.8.3: Het aanpassen van een afspraak met slepen&neerzetten.
Het Afspraak bewerken scherm opent.
Klik in het Afspraak bewerken scherm op de knop.
Resultaat: De wijziging wordt doorgevoerd voor de gehele serie.
Opmerking: Als er een uitzondering is gemaakt in één van de latere afspraken wordt deze wijziging ongedaan gemaakt. De aangepaste afspraak wordt weer en normale van de serie.
Het bewerken van een enkele afspraak gaat als volgt:Gebruik een van de methoden als beschreven in 5.8.2: Afspraken bewerken en 5.8.3: Het aanpassen van een afspraak met slepen&neerzetten.
Het Afspraak bewerken scherm opent.
Klik in het Afspraak bewerken scherm op de knop .
Resultaat: Een afspraakuitzondering wordt aangemaakt. De wijzigingen worden alleen toegepast op deze uitzondering.
Opmerking: Als u de serie later aanpast wordt deze wijziging ongedaan gemaakt. De aangepaste afspraak wordt weer en normale van de serie.
Opmerking: Als u met slepen&neerzetten een afspraak uit een serie veranderd heet de wijziging alleen betrekking op deze ene afspraak. Het Afspraak bewerken scherm geeft de volgende melding:
Als u de datum en/of tijd van deze afspraak aanpast wordt er een uitzondering op de afsprakenserie gemaakt, wilt u doorgaan ?
Om een afspraakuitzondering te maken klikt u op . Om de actie af te breken klikt u op .
U heeft de volgende mogelijkheden voor het afdrukken van afspraken:
Een lijst van afspraken afdrukken
Afdrukken van afspraak detailgegevens
Een lijst van afspraken afdrukken
Kiest de Lijst overzichtsvorm.
Klik op een periode uit het paneelgebied Tijdspanne.
Selecteer de afspraken die u wilt afdrukken.
In het tabblad klikt u op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram . Een nieuw scherm met het afdrukvoorbeeld en het systeemscherm Afdrukken gaat open.
U kunt in het systeemscherm Afdrukken aanpassingen maken vóór het afdrukken.
In het systeemscherm klikt u op .
Resultaat: De afsprakenlijst wordt afgedrukt
Afdrukken van één afspraak gaat als volgt:Open een afspraak in het Detail overzicht.
In het tabblad klikt u op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram . Een nieuw scherm met het afdrukvoorbeeld en het systeemscherm Afdrukken gaat open.
U kunt in het systeemscherm Afdrukken aanpassingen maken vóór het afdrukken.
In het systeemscherm klikt u op .
Resultaat: De afspraakgegevens wordenafgedrukt.
Een agenda afdrukken gaat als volgt:Open het Maand, Week of Werkweek agenda overzicht.
In het tabblad klikt u op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram . Een nieuw scherm met het afdrukvoorbeeld en het systeemscherm Afdrukken gaat open.
U kunt in het systeemscherm aanpassingen maken vóór het afdrukken.
Klik op in het systeemscherm.
Resultaat: Alle geselecteerde details van de afspraken worden afgedrukt.
De volgende mogelijkheden zijn beschikbaar voor het verplaatsen van afspraken naar andere mappen:
Met de paneelfunctie
Met slepen&neerzetten
Opmerking: Serieafspraken en individuele afspraken uit een serie kunnen niet in een andere map worden geplaatst.
Opmerking: Als u afspraken van een bron naar een doel map verplaatst moet u de volgende rechten hebben:
Verwijder rechten voor objecten in de bron folder
Aanmaak rechten voor objecten in de doel folder.
Selecteer één of meerdere afspraken uit het lijst of agenda overzicht.
In het tabblad klikt u op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram . Het Selecteer map scherm wordt geopend.
In het Selecteer map scherm kunt u een agendamap selecteren. U kunt alleen een map selecteren waarnaar u uw afspraak mag verplaatsen.
Resultaat: De afspraken worden verplaatst.
Het verplaatsen van een afspraak met slepen&neerzetten gaat als volgt:Selecteer één of meerdere afspraken uit het lijst of agenda overzicht.
Sleep een geselecteerde afspraak naar een andere agendamap in de mappenlijst. Een pictogram naast de muisaanwijzer geeft de volgende informatie:
Als u naar een geldig doel sleept krijgt u en groen vinkje te zien.
Als u naar een ongeldig doel sleept krijgt u en rood verboden pictogram te zien.
Laat de muisknop los als de aanwijzer op de gewenst map staat.
Resultaat: De afspraken worden verplaatst.
U kunt het volgende doen:
Toewijzen van categorieën aan afspraken
Verwijdering van toegewezen categorieën uit afspraken
Informatie over het aanmaken van categorieën zijn te vinden in 8.2.3: Categorieën beheren.
Toevoegen van voorgedefinieerde categorieën aan afspraken gaat als volgt:Klik met de rechtermuisknop op een afspraak in het agenda-, team- of lijstoverzicht.
Selecteer de optie uit het context menu. Een submenu wordt getoond.
Kies een van de volgende mogelijkheden:
Om één van de getoonde categorieën toe te wijzen, klikt u op deze categorie in het submenu.
Om een andere categorie toe te wijzen:
Klik in het submenu op de knop. Het scherm opent. De lijst bevat alle gedefinieerde categorieën.
Activeer het keuzevakje uit de lijst om een categorie in te schakelen voor een afspraak. Opmerking: De eerst geselecteerde categorie bepaald de kleur van de afspraak.
Klik op .
Resultaat: De categorieën worden toegewezen aan de afspraak.
Zo verwijdert u toegewezen categorieën:Klik met de rechtermuisknop op een afspraak in het agenda-, team- of lijstoverzicht.
Selecteer de optie uit het contextmenu. Een submenu wordt geopend.
Kies een van de volgende mogelijkheden:
Om alle toegewezen categorieën te verwijderen, kiest u de optie in het submenu.
Zo verwijdert u specifieke toegewezen categorieën:
Kies de optie uit het submenu. Het scherm opent.
Deactiveer het keuzevakje uit de lijst om een categorie uit te schakelen.
Klik op .
Resultaat: De categorieën worden verwijderd van de afspraak.
Vlaggen zijn gekleurde markeringen voor het markeren van individuele afspraken. U kunt de betekenis van de vlaggen zelf bepalen:
In het Lijst overzicht staan de vlaggen in de laatste kolom
Aan de rechterkant van de tabbladen kop in het Detail overzicht
Aan de rechterkant van de afspraaktitels in het agenda overzicht
Opmerking: De kleur van een categorie heeft prioriteit boven de kleur van een vlag.
Het markeren van afspraken met vlaggen gaat als volgt:Open een afspraak in het detail overzicht of selecteer één of meerdere afspraken in het lijst of agenda overzicht.
Klik uit het tabblad. Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op .
Resultaat: De afspraak worden gemarkeerd met de gekozen vlag.
Verwijderen van vlaggen gaat als volgt:Open een afspraak met en vlag in het detail overzicht of selecteer één of meerdere afspraken met een vlag in het lijst of agenda overzicht.
Klik op op het tabblad. Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op .
Resultaat: De vlaggen worden verwijderd.
Het is mogelijk afspraken te exporteren vanuit persoonlijke en publieke mappen. Het beschikbare bestandsformaat is iCal.
Een andere mogelijkheid voor het exporteren van de agenda kunt u vinden in 8.4.2: Exporteren van afspraken en taken met WebDAV.
Exporteren van afspraken uit een map gaat als volgt:Klik met de rechtermuisknop op een persoonlijke of publieke map en kies de optie uit de subfolder.
In het submenu selecteert u .
Afhankelijk van uw browser wordt u gevraagd om het bestand te openen of op te slaan. Kies voor .
Selecteer een locatie en geef een bestandsnaam op.
Klik op .
Resultaat: De afspraken uit de kalender worden geëxporteerd naar een iCal bestand. U kunt vervolgens dit bestand importeren in andere programma's.
Waarschuwing: Verwijderde afspraken kunnen niet meer worden hersteld. Alvorens u de afspraak verwijderd moet u er zeker van zijn dat u deze niet meer nodig heeft.
Opmerking: Wanneer u afspraken wilt wissen uit openbare agendamappen of gedeelde agendamappen, dient u de rechten voor het verwijderen van objecten te hebben op deze map.
Verwijderen van één of meerdere afspraken gaat als volgt:Open een afspraak in het detail overzicht of selecteer één of meerdere afspraken uit het agenda-, team- of lijstoverzicht.
Klik in het tabblad op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram . Het Afspraak wissen venster opent.
Als u er zeker van bent dat u de afspraken wilt verwijderen klikt u op de knop.
Resultaat: De afspraken worden verwijderd. Alle deelnemers krijgen een E-mailbevestiging dat de afspraak is gewist.
Tip: In het lijst of agenda overzicht kunt u afspraken verwijderen met het context menu en de <del> toets.
CalDav helpt u bij het verbinden van de Open-Xchange Server agenda en het synchroniseren van afspraken met gebruikersapplicaties als Mozilla Thunderbird.
Opmerking: Om deze functionaliteit te gebruiken moet CalDAV beschikbaar zijn op de Open-Xchange Server. In geval van twijfel moet u contact opnemen met uw beheerder of dienstverlener.
De volgende eisen moeten worden voldaan:
De huidige versie van Mozilla Thunderbird moet zijn geinstalleed.
De huidige Thunderbird Lightning add-on moet zijn geinstalleed. Deze add-on heeft een applicatie voor afspraken en taken.
De verbinding met uw Open-Xchange E-mailaccount wordt ingesteld in Thunderbird.
Houd rekening met de volgende beperkingen:
Thunderbird kan maar één agenda map synchroniseren. Om meerdere agenda's te synchroniseren tussen de Open-Xchange groupware en Thunderbird moet u elke map afzonderlijk instellen.
De volgende herinneringen worden niet door de Open-Xchange Server ondersteund:
Herinneringen die worden verstuurd na het starten van de afspraak
Meerdere herrineringen
Herrineringen die niet van het type 'DISPLAY' zijn
Als u een dergelijke herrinering voor een afspraak of herhaalafspraak maakt in Thunderbird wordt deze door de Open-Xchange Server verwijderd.
De eigenschap "URL" wordt niet ondersteund voor iCal objecten.
Het opslaan van de bijlagen wordt niet ondersteund.
Afspraken die gemarkeerd is al "Privé" worden geëxporteerd met de eigenschap "CLASS" ingesteld op "PRIVATE" door de Open-Xchange Server.
De eigenschappen "CONFIDENTIAL" en "PRIVATE" worden door de Open-Xchange Server geïmporteerd als "PRIVATE".
Waarschuwing: de Open-Xchange Server ondersteund geen privé afspraken met meerdere deelnemers. Als u een afspraak met meerdere deelnemers als in Thunderbird markeert, zal de Open-Xchange Server andere deelnemers verwijderen zonder u daarvan op de hoogte te brengen.
U benadert uw agenda vanuit Thunderbird als volgt:Controleer de volgende belangrijke punten:
Thunderbird heeft netwerkverbinding
De Open-Xchange Server moet benaderbaar zijn.
Klik met de rechtermuisknop op een agendamap in de Open-Xchange Groupware. Selecteer . Controleer de waarde van de of kopieer deze naar het klembord.
Klik in de Thunderbird menubalk op .
Klik in de menubalk op . Het scherm wordt getoond.
Selecteer . Klik op .
Selecteer het formaat . Als gebruikt u de waardie die u bij stap 2 heeft verkregen. Om toegang te hebben tot de afspraken zonder Internet verbinding moet u de optie inschakelen. Klik op .
In het veld geeft u de naam voor de agenda map. U kan een kleur kiezen voor de agenda. Selecteer of de herinneringen voor de afspraken getoond moeten worden. Selecteer een E-mail adres. Klik op .
Als u wordt gevraagd om inloggegevens geeft u de gebruikersnaam en wachtwoord op voor de Open-Xchange Server.
Resultaat: Na enige tijd zal uw agenda gesynchroniseerd zijn.
Om meerdere agenda mappen te synchroniseren herhaalt u de stappen voor elke agendamap.