In de Agenda module kunt u:
Om het afsprakenoverzicht te doorgronden en op de juiste manier afspraken te maken moet u het volgende weten:
Welke afsprakentypen zijn er?
Wat is het doel van beschikbaarheid?
Het afspraaktype beschrijft de deelnemers van de afspraak en óf de afspraak er één van een serieafspraak is.
De volgende soorten afspraken zijn beschikbaar:
|
Afspraaktype |
Eigenschappen |
|---|---|
|
Normale afspraken |
Een afspraak zonder speciale eigenschappen. |
|
Privé afspraak |
Een afspraak die alleen maar door de maker van de afspraak ingezien kan worden. Bijvoorbeeld: De verjaardag van een kennis of een familielid. |
|
Afspraakserie |
Een afspraak die meerdere keren herhaald wordt. Voorbeeld: Een teammeeting is elke tweede maandag. |
|
Groepsafspraak |
Een afspraak met meerdere deelnemers. Bijvoorbeeld: Een Teammeeting. |
|
Openbare afspraken |
Een afspraak welke is opgeslagen in een openbare agendamap. Bijvoorbeeld: Een bedrijfsuitje. |
|
Gedeelde afspraken |
Een afspraak die is aangemaakt in een gedeelde agendamap. Elke gebruiker kan een agendamap met andere gebruikers delen. Voorbeeld: Een afspraak die gemaakt wordt door de teamleider in de eigen agenda. Deze agenda is gedeeld met de teamleden. |
Als u afspraken maakt kunt u het soort opgeven door het toekennen van een van dergelijke attributen aan de afspraak, of door deze in een specifieke map te plaatsen. Als u de agenda inkijkt geven pictogrammen het soort afspraak aan.
Sommige afspraaktypen zijn te combineren. Het is bijvoorbeeld mogelijk om een afspraak meerdere keren te laten plaatsvinden (een serieafspraak) en betreft meerdere deelnemers (groepsafspraak).
Beschikbaarheid geeft aan of de deelnemer van de afspraak beschikbaar is voor andere taken tijdens de doorlooptijd van de afspraak. In het afspraken Agenda overzicht wordt beschikbaarheid aangegeven met een specifieke kleur.
|
Beschikbaarheid |
Eigenschappen |
Kleur |
|---|---|---|
|
Gereserveerd |
De afspraak is gereserveerd. Als de afspraak overlapt met een andere gereserveerde afspraak wordt een conflict bericht getoond. Voorbeeld: Een afspraak waar u deelnemer bent. |
Blauw |
|
Voorlopig |
De afspraak is gereserveerd, maar de tijd is nog niet helemaal vastgezet. Voorbeeld: Een afspraak waarvan de datum niet vast staat. |
Geel |
|
Afwezig voor zaken |
De afspraak is gereserveerd. De deelnemer is afwezig voor zaken tijdens de gehele afspraak. Bijvoorbeeld: U bent op zakenreis. |
Rood |
|
Vrij |
De deelnemer is beschikbaar voor andere afspraken tijdens de afspraak. Voorbeeld: De verjaardag van een medewerker. |
Groen |
Als u een afspraak maakt kunt u aangeven wanneer u beschikbaar bent.
Agendamappen maken het mogelijk om uw agenda's en afspraken te structureren. Een afspraak wordt altijd gemaakt in een specifieke agendamap. Elke agendamap in de mappenlijst vertegenwoordigd een specifieke agenda. Selecteer een agenda door op een agendamap te klikken in de mappenlijst.
Een agendamap in de mappenlijst kunt u herkennen aan het pictogram 
.
De volgende soorten agendamappen zijn beschikbaar:
Persoonlijke agendamappen. Deze agendamappen staan in de mappenlijst onder uw hoofdmap. De standaard persoonlijke agendamap heet Agenda. U kunt zelf meerdere persoonlijke agendamappen maken.
Openbare agendamappen. Deze agendamappen kunt u vinden in de mappenlijst onder de map Openbare mappen. Elke gebruiker kan globale agenda's aanmaken en delen met andere gebruikers.
Gedeelde agendamappen. Deze agendamappen kunt u vinden in de mappenlijst onder de map Gedeelde mappen. Alle gebruikers mogen persoonlijke agendamappen delen met andere gebruikers.
Meer informatie over mappenbeheer kunt u vinden in 8.5: Mappen beheer. Meer over het delen van mappen kunt u vinden in 8.6: Rechtenbeheer.