Om effectief met mappen te werken moet u het volgende weten:
Wat zijn map categorieën?
Wat zijn map typen?
Welke mappen bestaan?
Wat is de betekenis van de map pictogrammen?
Wat is het doel van permissies?
De map categorie definieert of een map door één of meerdere gebruikers kan worden gebruikt.
U heeft hiervoor de volgende map categorieën:
Persoonlijke mappen. De persoonlijke mappen bevatten E-mailberichten, contacten, afspraken en taken. Andere gebruikers kunnen uw persoonlijke mappen niet inzien, tenzij u deze met andere gebruikers deelt. Afhankelijk van de gebruikte mappenboom worden uw persoonlijke mappen als volgt getoond:
Als u de Klassieke mappenboom heeft gekozen, worden uw persoonlijke mappen onder de persoonlijke hoofdmap geplaatst. De persoonlijke hoofdmap is naar uw gebruikersnaam vernoemd.
Als u de Nieuwe mappenboom heeft gekozen, worden uw persoonlijke mappen op het zelfde niveau gezet als de andere mappen.
Opmerking: Uw persoonlijke gegevensdepotmap staat onder .
Openbare mappen. Deze mappen staan in de mappenlijst onder . Elke gebruiker kan openbare mappen maken en delen met andere gebruikers. Opmerking: De Openbare gegevensdepotmap staat onder .
Gedeelde mappen. Deze mappen staan in de mappenlijst onder . Hier kunt u de mappen zien die andere met u hebben gedeeld. Opmerking: De gedeelde gegevensdepotmappen staat onder .
Het maptype bepaalt wat voor soort objecten in de map worden opgeslagen.
De volgende maptypen zijn beschikbaar:
E-mailmap. Bevat E-mail objecten.
Contactenmappen. Bevatten contact objecten.
Agendamappen. Bevatten afspraakobjecten.
Takenmappen. Bevatten taakobjecten.
Gegevensdepotmappen. Bevatten Gegevensdepotobjecten.
U bepaalt het maptype als u de map aanmaakt.
De hiernavolgende uitleg is voor de instelling.
De volgende mappen bestaan altijd in de Klassieke mappenlijst:
|
Klassieke mappenlijst |
Inhoud |
|---|---|
|
Uw gebruikersnaam |
Uw persoonlijke hoofdmap |
|
|
Inkomende en uitgaande E-mailberichten. |
|
Agenda |
Persoonlijke agenda's en afspraken |
|
Contacten |
Persoonlijke contacten |
|
Taken |
Persoonlijke Taken |
|
Openbare mappen |
Mappen die zichtbaar zijn voor alle gebruikers. |
|
Openbaar adresboek. |
Adres gegevens van alle gebruikers |
|
Gedeelde mappen |
Mappen die zichtbaar zijn voor door u toegewezen gebruikers |
|
Gegevensdepot |
Alle Gegevensdepotmappen |
|
Gebruikersdepot |
Persoonlijke en gedeelde Gegevensdepotmappen |
|
Uw gebruikersnaam |
Uw persoonlijke Gegevensdepotmap |
|
Andere gebruikersnaam |
Gedeelde Gegevensdepotmap van een andere gebruiker |
|
Openbare Gegevensdepot |
Openbare Gegevensdepotmap |
De volgende mappen bestaan altijd in de Nieuwe mappenlijst:
|
Nieuwe mappenlijst |
Inhoud |
|---|---|
|
Taken |
Persoonlijke Taken |
|
Verzonden items |
Verzonden e-mails |
|
Gedeelde mappen |
Mappen die zichtbaar zijn voor door andere gebruikers |
|
Inbox |
Ontvangen e-mails |
|
Gegevensdepot |
Alle Gegevensdepotmappen |
|
Gebruikersdepot |
Persoonlijke en gedeelde Gegevensdepotmappen |
|
Uw gebruikersnaam |
Uw persoonlijke Gegevensdepotmap |
|
Andere gebruikersnaam |
Gegevensdepotmappen die door anderen zijn gedeeld |
|
Openbare Gegevensdepot |
Openbare Gegevensdepotmappen |
|
Agenda |
Persoonlijke agenda's en afspraken |
|
Contacten |
Persoonlijke contacten |
|
Openbare mappen |
Mappen die zichtbaar zijn voor alle gebruikers |
|
Openbaar adresboek. |
Adres gegevens van alle gebruikers |
In de Nieuw mappenlijst worden de mappen gesorteerd in alfabetische volgorde. Afhankelijk van de serverinstellingen zijn er mogelijk andere mappen beschikbaar.
Het mappictogram helpt bij het beoordelen of een map is gedeeld of gepubliceerd met de optie Publicaties&Inschrijvingen.
Met het Gegevensdepot pictogram als voorbeeld, zien we in de volgende tabel hoe u de gedeelde of gepubliceerde mappen van uzelf of anderen kan herkennen. Deze beschrijving geldt voor alle maptypen.
|
Eigen mappen |
Betekenis |
|---|---|
|
|
U heeft de Gegevensdepotmap niet gedeeld. |
|
|
U heeft de Gegevensdepotmap gedeeld of gepubliceerd. |
|
Mappen die zichtbaar zijn voor door andere gebruikers |
Betekenis |
|---|---|
|
|
Een andere gebruiker heeft deze Gegevensdepotmap met u gedeeld. |
|
|
Een andere gebruiker heeft deze Gegevensdepotmap met u gedeeld. Daarnaast is deze map ook gepubliceerd. |
Informatie over het delen van mappen kan u vinden in 8.6: Rechtenbeheer. Informatie over het publiceren van mappen kan u vinden in 8.7: Publiceren&Inschrijven.
Rechten geven aan wat gebruikers mogen doen met een specifieke map en diens inhoud. Bijvoorbeeld: Gebruikers kunnen rechten hebben op een map. Als de condities juist zijn kan een gebruiker rechten geven aan een andere gebruiker of de rechten aanpassen.
Normaal is het toewijzen van rechten bedoelt voor het delen van gegevens en informatie aan andere gebruikers. Dit is een essentieel onderdeel van Groupware software. Het toewijzen van rechten aan een map voor andere gebruikers heet ook "Het delen van een Map"
Om controle te hebben over de Lees en schrijf rechten van een map voor een specifieke gebruiker zijn er een aantal hiërarchische rechten. Het hoogste recht is die van de beheerder. Hierbij zit ook het recht om mappen met anderen te delen.
Het volgende voorbeeld beschrijft hoe rechten ingesteld kunnen worden:
U heeft beheerders rechten voor uw persoonlijke mappen. Om uw persoonlijke gegevens voor anderen te beschermen, heeft normaal niemand anders rechten op deze mappen. Dit blijft zo totdat u besluit de persoonlijke mappen te delen met anderen.
Om gegevens en informatie beschikbaar te stellen aan andere gebruikers heeft u de rechten om submappen aan te maken in de map. Deze submappen worden gedeeld met andere gebruikers.
Om de beschikking te hebben over de contactgegevens van de andere gebruikers en voor het aanpassen van uw eigen gegevens is het mogelijk alle objecten in de map te zien en om eigen objecten te maken.
Gedetailleerde informatie over rechten en instructies over het toewijzen van rechten kunt u vinden in 8.6: Rechtenbeheer.
Veel map-gerelateerde functies kunnen vanuit het contextmenu worden gestart. U kunt het context menu op twee verschillende manieren bereiken.
Mogelijkheid 1Klik met de rechtermuisknop op een map in de mappenlijst. Het contextmenu opent.
Klik op een item in het contextmenu.
Klik op een map in de mappenlijst. Naast de map verschijnt het pictogram
.Klik op het pictogram
. Het contextmenu opent.Klik op een item in het contextmenu.
Voor de leesbaarheid wordt alleen mogelijkheid 1 beschreven in de volgende hoofdstukken. Het is echter altijd mogelijk beide mogelijkheden te gebruiken.
Omnieuwe mappen aan te maken gebruikt u de instelling.
in de Klassieke mappenlijst kunt u de volgende mappen aanmaken:
|
Mappen in de mappenlijst |
Welke maptypen kunnen gemaakt worden? |
|---|---|
|
Persoonlijke hoofdmap |
Agendamappen, Takenmappen, Contactenmappen |
|
|
-- |
|
Inbox |
E-mail mappen |
|
Agenda |
Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen |
|
Contacten |
Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen |
|
Taken |
Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen |
|
Openbare mappen |
Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen |
|
Mapnaam (*) |
Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen |
|
Openbaar adresboek. |
-- |
|
Gedeelde mappen |
-- |
|
Andere gebruikersnaam |
-- |
|
Mapnaam (*) |
Agendamappen, Taakmappen, Contactmappen |
|
Gegevensdepot |
-- |
|
Gebruikersdepot |
-- |
|
Persoonlijke Gegevensdepotmap |
Gegevensdepotmappen |
|
Andere gebruikersnaam (*) |
Gegevensdepotmappen |
|
Openbare Gegevensdepot |
Gegevensdepotmappen |
Opmerking: Voor mappen in de mappenlijst die zijn gemarkeerd met (*) heeft u rechten nodig om submappen te maken.
Gedetailleerde informatie over rechten en instructies over het toewijzen van rechten kunt u vinden in 8.6: Rechtenbeheer.
In de Nieuwe mappenlijst kunt u de volgende mappen aanmaken:
|
Mappenboom Nieuw |
Welke maptypen kunnen gemaakt worden? |
|---|---|
|
Taken |
E-mailmappen, Agendamappen, Taakmappen of contactmappen |
|
Verzonden items |
E-mailmappen, Agendamappen, Taakmappen of contactmappen |
|
Gedeelde mappen |
-- |
|
andere gebruikersnaam |
-- |
|
Mapnaam (*) |
E-mailmappen, Agendamappen, Taakmappen of contactmappen |
|
Inbox |
E-mailmappen, Agendamappen, Taakmappen of contactmappen |
|
Gegevensdepot |
-- |
|
Gebruikersdepot |
-- |
|
Persoonlijke Gegevensdepotmap |
Gegevensdepotmappen |
|
Andere gebruikersnaam (*) |
Gegevensdepotmappen |
|
Openbare Gegevensdepot |
Gegevensdepotmappen |
|
Agenda |
E-mailmappen, Agendamappen, Taakmappen of contactmappen |
|
Contacten |
E-mailmappen, Agendamappen, Taakmappen of contactmappen |
|
Openbare mappen |
E-mailmappen, Agendamappen, Taakmappen of contactmappen |
|
Mapnamen (*) |
E-mailmappen, Agendamappen, Taakmappen of contactmappen |
|
Openbaar adresboek. |
-- |
Opmerking: Voor mappen in de mappenlijst die zijn gemarkeerd met (*) heeft u rechten nodig om submappen te maken.
Gedetailleerde informatie over rechten en instructies over het toewijzen van rechten kunt u vinden in 8.6: Rechtenbeheer.
De manier waarop een nieuwe map aangemaakt wordt:Klik met de rechtermuisknop op een map in de mappenlijst.
Beweeg de muisaanwijzer naar . Een submenu met maptypen wordt getoond.
Klik op het maptype die u wilt aanmaken. Opmerking: Afhankelijk van de map waarin u de submap maakt is het niet elk maptype mogelijk. Details hierover kunt u vinden in de tabel. Resultaat:Een map met de naam is aangemaakt. De naam van de map is geaccentueerd.
geef een naam en geef Enter.
Resultaat: Een nieuwe map is gemaakt.
Om mappen te hernoemen moet u de instelling gebruiken.
Opmerking: Om een map te mogen hernoemen moet u de beheerder zijn van die map.
Het hernoemen van een map gaat als volgt:Klik met de rechtermuisknop op een map in de mappenlijst.
Selecteer uit het context menu de optie . De naam van de map wordt geaccentueerd.
Bewerk de naam of geef een complet nieuwe,
Druk op Enter.
Resultaat: De map is hernoemd.
Om mappen te verplaatsen moet u de instelling gebruiken.
Opmerking: Om een map te verplaatsen moet u beheerder rechten hebben voor de map die u verplaatst en het recht hebben om submappen aan te maken in de doelmap.
Het verplaatsen naar een map gaat als volgt:Klik met de rechtermuisknop op een map in de mappenlijst.
Selecteer de optie uit het contextmenu. Het maptype-pictogram wordt grijs.
Klik met de rechtermuisknop op de map waar u de geknipte map wilt plakken.
Selecteer de optie uit het context menu.
Resultaat: De map is verplaatst.
U kunt een link naar de map sturen naar interne groupware gebruikers.
Zo stuurt u een koppeling naar een map:Klik met de rechtermuisknop op een map in de mappenlijst.
Selecteer de optie uit het context menu.
Resultaat: Het E-mail scherm opent. De link naar de map is toegevoegd als tekst.
Opmerking: Om de link te kunnen gebruiken moet de ontvanger van de E-mail voldoende rechten hebben op de map.
Om mappen te verwijderen moet u de instelling gebruiken.
Waarschuwing: Als u een map verwijderd worden ook alle submappen en objecten in die map verwijderd. Verwijderde submappen en objecten kunnen niet hersteld worden.
Opmerking: Om een map te mogen wissen moet u de beheerder zijn van die map.
De manier waarop een map gewist kan worden:Klik met de rechtermuisknop op een map in de mappenlijst.
Selecteer de optie uit het contextmenu. Het Map wissen scherm wordt geopend.
Klik op
Resultaat: De map en de objecten die er in zitten worden permanent verwijderd.