Om Informatie-elementen te tonen gaat u als volgt te werk:
Klik op een Gegevensdepot-map.
Selecteer een overzichtsvorm in het paneel. De overzichtsvorm bepaalt hoe de Informatie-elementen worden getoond.
Het lijstoverzicht toont de Informatie-elementen in een tabel.
Informatie-elementen tonen als een lijst gaat als volgt:Selecteer een Gegevensdepotmap uit de mappenlijst.
Kies uit het tabblad. Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op .
Resultaat: Informatie-elementen worden getoond als een lijst.
Voor elk Informatie-element in de lijst wordt een regel met informatie in de vorm van pictogrammen of tekst getoond:
|
Kolom |
Informatie |
|---|---|
|
Kolom 1, pictogram |
Het object is een Informatie-element. |
|
Kolom 1, pictogram |
Het Informatie-element is vergrendeld. |
|
Kolom 2, pictogram |
Het Informatie-element bevat een document. Om de huidige versie van dit document te openen of op te slaan klikt u op het pictogram. Meer informatie in 7.4.4: Openen en opslaan van de huidige document versie.. |
|
Titel kolom |
Titel van het Informatie-element |
|
Grootte kolom |
De bestandsgrootte van het Informatie-element. |
|
Aangemaakt op kolom |
De aanmaakdatum. |
|
Aangemaakt door kolom |
De naam van de gebruiker die het object heeft gemaakt. |
|
Versie Kolom |
De huidige versie van het Informatie-element. |
|
Gewijzigd op kolom |
De laatste wijzigingsdatum. |
|
Laatste kolom |
De vlag die aan het Informatie-element is gekoppeld. |
De Gegevensdepot-overzichtslijst wordt standaard gesorteerd op de Titel kolom in oplopende volgorde. De Titel kolom is geaccentueerd. Een pijl pictogram naast de kolomtitel geeft de sorteervolgorde aan.
Het aanpassen van de sorteervolgorde gaat als volgt:Om de sorteervolgorde aan te passen klikt u op de kolom die u wilt gebruiken voor de sortering.
Als u de sorteervolgorde wilt veranderen klikt u nogmaals op de zelfde kolom
Resultaat: De sorteervolgordeverandert.
Opmerking: De eerste twee kolommen kunnen niet gebruikt worden voor sorteren.
Met het H-scheiding overzicht wordt de inhoud van de geselecteerde Gegevensdepotmap in een tabel getoond.
Informatie-elementen tonen in H-scheiding overzicht gaat als volgt:Selecteer een Gegevensdepotmap uit de mappenlijst.
Klik in het tabblad op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op . Resultaat: Het overzichtsvenster splitst horizontaal. Het bovenste deel toont het lijst overzicht.
Selecteer één Informatie-element uit de lijst.
Resultaat: Het onderste deel van het scherm toont de volgende informatie van het geselecteerde Informatie-element.
Het tabblad bevat de volgende elementen:
Titel, Document, Mapnaam en Link/URL. De naam van het document dient als een link naar de huidige versie van het document om deze te openen of te downloaden. Meer informatie kunt u vinden in 7.4.4: Openen en opslaan van de huidige document versie..
De document detailgegevens tonen de bestandsgrootte, bestandstype, Status vergrendeling en de MD5 code. Tip: Door op het of het pictogram te klikken kunt u de details tonen of verbergen.
Commentaar bij het Informatie-element staat onder de Document detailgegevens
Het tabblad bevat een lijst met versies van het gekoppelde document. Het overzicht onder de lijst toont detailgegevens van de geselecteerde versie. Bij deze detailgegevens staat een link naar het document waarmee u het kan openen of downloaden. Meer informatie hierover leest u in 7.6.2.3: Werken met document versies.
Het onderste deel van het overzichtsscherm toont
De gebruikersnaam van de persoon die het document heeft gemaakt en de datum van het Informatie-element.
De gebruikersnaam van de persoon die het document heeft gewijzigd en de datum van de wijziging.
Tip: U kunt de horizontale aanwijsbalk tussen het bovenste en onderste deel bewegen.
Zweefteksten zijn beschikbaar in de H-scheiding en Lijst indeling.
Hoe u een Informatie-element in een zweeftekst kan oproepen:Beweeg de muisaanwijzer tot boven een Informatie-elementregel en blijf stilstaan.Na een korte tijd opent de zweeftekst. Het tabblad verschijnt.
Om meer informatie te zien klikt u op een ander tabblad.
Om de zweeftekst te sluiten hoeft u enkel de muisaanwijzer uit het vak te verplaatsen.
De zweeftekst van een Informatie-element geeft de volgende informatie:
Het tabblad. Het bevat:
Het Gegevensdepot module pictogram.
De titel en de aanmaakdatum van het Informatie-element.
Een gekleurd pictogram voor elke toegewezen categorie
Als het Informatie-element documenten bevat, worden versienummer, bestandstype pictogram en de naam het document wordt getoond.
De pictogrammen voor het openen en opslaan van het document.
Het commentaar bij het gegevensdepotelement. Afhankelijk van de lengte van het commentaar word een schuifbalk getoond.
Het tabblad. Het nummer tussen haakjes geeft het aantal versies aan. Als het Informatie-element een document bevat worden de volgende gegevens getoond:
De plus en minus knop wordt gebruikt voor het tonen of verbergen van document versies.
Versienummer, bestandstype pictogram en de bestandsnaam van de documenten.
De pictogrammen voor het openen en opslaan van de document versies.
Een Informatie-element kan een document bevatten met verschillende versies. In dit geval kunt u de verschillende acties uitvoeren:
Open de huidige document versie.
Opmerking: Om een document te openen heeft u mogelijk extra software nodig.
Opslaan van de huidige document versie.
Meer informatie om andere versie op te slaan of te openen is beschreven in 7.6.2.3: Werken met document versies.
Openen en opslaan van de huidige document versie gaat als volgt:Open het Informatie-element in het H-splitsen overzicht. Klik op het tabblad.
Klik op de documentnaam naast . Een systeemscherm opent, dit toont het programma dat het bestand kan openen.
Opmerking: Het systeemscherm is afhankelijk van de browser en kan er daarom anders uit zien.
Kies een actie:
Als u een document wilt openen. Kiest u . Opmerking: Om een document te openen heeft u mogelijk extra software nodig.
Om een document buiten de groupware op te slaan kiest u .
In het systeemscherm klikt u op .
Tip: Eventueel kunt u een van de volgende methoden volgen:
Gebruik de pictogrammen in de zweeftekst van het Informatie-element.
In het lijstoverzicht klikt u op het pictogram
.Dubbelklik in het lijst overzicht op een Informatie-element.
Informatie-elementen naar andere gebruikers te sturen kan op één van de volgende manieren:
Als een Informatie-element een document bevat, is het mogelijk het document als E-mailbijlage te sturen naar elk willekeurig E-mailadres.
U kunt het Informatie-element als een link naar andere gebruikers sturen.
Open het Informatie-element in het H-splitsen overzicht.
Klik op in het tabblad. Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op .
Resultaat: Het E-mail scherm opent. De huidige versie van het document wordt als bijlage toegevoegd.
Een Informatie-element als een link sturen gaat als volgt:Open het Informatie-element in het H-splitsen overzicht.
Klik op Als een link verzenden in het tabblad. Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op .
Resultaat: Het E-mail scherm opent. De huidige versie van het document wordt als een link toegevoegd in de berichttekst.
Opmerking: Om de link te gebruiken moet de ontvanger van het E-mailbericht lees-gerechten hebben op de Informatie-elementen in de bronmap. Voor meer informatie over het zetten van rechten vindt u in 8.6: Rechtenbeheer .