Zoeken maakt het mogelijk Informatie-elementen te vinden in de huidige Gegevensdepotmap. De zoekterm bepaalt welke tekenreeks wordt gezocht.
Alle Informatie-elementen die de zoekterm bevatten worden gevonden.
Voorbeeld: Om Informatie-elementen te vinden met de titel "marketing afbeeldingen" en "basis marketing documenten", gebruikt u de zoekterm "marketing".
U zoekt Informatie-elementen als volgt:Klik in de mappenlijst op de map of een van de andere Gegevensdepotmappen.
Open het H-scheiding of Lijst overzicht.
Om een of meer zoekcriteria the kiezen klikt u op het pictogram
aan de linkerzijde van het invoerveld. Type uw zoekterm in het invoervak.
Klik op het pictogram
.
Resultaat: De overzichtslijst bevat enkel de Informatie-elementen die voldoen aan de zoekterm.
Informatie-elementen tonen in de huidige geselecteerde Gegevensdepotmap gaat als volgt:In het invoerveld klikt u op het pictogram 
.
Alle gegevens die u heeft ingevoerd bij het maken van het Informatie-element kunnen later aangepast worden.
Opmerking: Om een Informatie-element te kunnen wijzigen vanuit een publieke of gedeelde map, is het noodzakelijk dat u bewerk rechten heeft voor de objecten in de betreffende map.
U wijzigt Informatie-elementen als volgt:Selecteer één Informatie-element uit het H-splitsen of Lijst overzicht.
In het tabblad klikt u op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op in het paneelgebied. Het Informatie-element venster opent.
Bewerk de gegevens van het Informatie-element. Een uitgebreide beschrijving van de velden staan in 7.5: Aanmaken van Informatie-elementen. Instructies voor het werken met document versies staan in 7.6.2.3: Werken met document versies.
Klik op . Het scherm sluit.
Resultaat: Het Informatie-element is veranderd.
Als u de wijzigingen niet wilt doorvoeren klikt u op .
Tip: U kunt ook het context menu gebruiken om het Informatie-element te wijzigen.
Als u Informatie-element wijzigt is het beter als u deze eerst vergrendeld. De vergrendeling heeft het volgende doel:
Het hangslot geeft aan dat andere gebruikers het Informatie-element aan het bewerken zijn. Het is mogelijk dat het zichtbare object niet de meest actuele is.
Als een vergrendeld Informatie-element in een gedeelde of openbare Gegevensdepotmap staat kunnen, zelfs als de gebruiker schrijfrechten heeft op de map, geen aanpassingen worden gedaan door anderen.
Selecteer één of meerdere Informatie-elementen uit het H-splitsen of Lijst overzicht.
Kies uit het tabblad. Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram .
Selecteer één of meerdere vergrendelde Informatie-elementen uit het H-splitsen of Lijst overzicht.
Kies uit het tabblad. Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram .
Tip: U kunt een object ook vanuit het contextmenu en .
U kunt een document uit een Gegevensdepot-element verwijderen. Dit verwijderd niet alleen het document maar ook alle oude versies. Voor meer informatie over het werken met documenten versies kunt u vinden in 7.6.2.3: Werken met document versies.
Opmerking: Deze functie verwijderd geen documenten van u lokale hardeschijf.
Documenten uit het Gegevensdepot verwijderen gaat als volgt:Selecteer één Informatie-element uit het H-splitsen of Lijst overzicht.
In het tabblad klikt u op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram . Het Gegevensdepotobject venster opent.
Klik u op de knop. Het Bestand scheiden scherm opent.
Als u zeker weet dat u de bestanden wilt verwijderen uit het Gegevensdepot klikt u op .
Resultaat: Alle versies van het document worden verwijderd uit het Gegevensdepot. Het Informatie-element blijft bestaan.
Als een Informatie-element een document met verschillende versies bevat, kunt u de verschillende acties uitvoeren:
Een document versie toevoegen
Een document versie verwijderen
Een andere documentversie als huidige versie instellen
Selecteer één Informatie-element uit het H-splitsen of Lijst overzicht.
In het tabblad klikt u op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram . Het Gegevensdepotobject venster opent.
Klik op de knop.
Klik op de knop.
Selecteer het bestand dat moet worden toegevoegd als document en sluit het bestandsselectie scherm.
Klik op het pictogram. Het scherm sluit.
Vul eventueel commentaar in het Versie commentaar scherm.
Klik op als u het commentaar wilt toevoegen, als u geen commentaar wilt toevoegen klikt u op . Om het process niet uit te voeren klikt u op .
Resultaat: Het document wordt naar de server gestuurd. Als het document is verstuurd wordt het Informatie-element scherm gesloten.
Opmerking: Afhankelijk van de grootte van het document en de snelheid van uw verbinding kan dit proces enige tijd in beslag nemen.
Documentversies uit het Gegevensdepot verwijderen gaat als volgt:Open het Informatie-element in het H-splitsen overzicht.
Selecteer het tabblad.
Selecteer met de rechtermuisknop een document versie uit de lijst.
Klik op in het contextmenu. Het Wissen scherm wordt getoond.
Als u er zeker van bent dat u de documentversie wilt verwijderen klikt u op de knop.
Resultaat: De geselecteerde versie van het document is verwijderd uit het Informatie-element.
Opmerking: Deze functie verwijderd geen documenten van u lokale hardeschijf.
Een andere documentversie als huidige versie instellen gaat als volgt:Open het Informatie-element in het H-splitsen overzicht.
Selecteer het tabblad.
Selecteer met de rechtermuisknop een document versie uit de lijst.
Klik in het contextmenu.
Resultaat: De geselecteerde versie wordt de laatste versie.
U heeft de volgende mogelijkheden voor het afdrukken van Informatie-elementen:
Lijsten van Informatie-elementen afdrukken
Afdrukken van een Informatie-element
Open het Lijst overzicht in het paneel.
Selecteer de gegevensdepot-elementen voor afdrukken.
In het tabblad klikt u op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram . Een nieuw scherm met het afdrukvoorbeeld en het systeemscherm Afdrukken gaat open.
U kunt in het systeemscherm Afdrukken aanpassingen maken vóór het afdrukken.
In het systeemscherm Afdrukken klikt u op .
Resultaat: De Informatie-elementenlijst wordt afgedrukt
Afdrukken van een Informatie-element gaat als volgt:Open het Informatie-element in het H-splitsen overzicht.
In het tabblad klikt u op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram . Een nieuw scherm met het afdrukvoorbeeld en het systeemscherm Afdrukken gaat open.
U kunt in het systeemscherm Afdrukken aanpassingen maken vóór het afdrukken.
In het systeemscherm Afdrukken klikt u op .
Resultaat: Het Informatie-element wordt afgedrukt.
U heeft de volgende mogelijkheden voor het verplaatsen van Informatie-elementen:
Met de paneelfunctie
Met slepen&neerzetten
Opmerking: Als u Informatie-elementen van een bron naar een doel map verplaatst moet u de volgende rechten hebben:
Verwijder rechten voor objecten in de bron folder
Aanmaak rechten voor objecten in de doel folder.
Selecteer één of meerdere Informatie-elementen uit het H-splitsen of Lijst overzicht.
In het tabblad klikt u op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram . Het Selecteer map scherm wordt geopend.
In het Selecteer map scherm kunt u een Gegevensdepot-elementenmap selecteren. U kunt alleen een map selecteren waarnaar u uw Informatie-elementen mag verplaatsen.
Resultaat: Informatie-elementen worden verplaatst.
Als u hier wilt stoppen klikt u op knop in de rechterbovenhoek van het Selecteer map scherm.
Verplaatsen van Informatie-elementen met slepen&neerzetten gaat als volgt:Selecteer één of meerdere Informatie-elementen uit het H-splitsen of Lijst overzicht.
Sleep een geselecteerd Informatie-element naar een andere Informatie-elementenmap in de mappenlijst. Een pictogram naast de muisaanwijzer geeft de volgende informatie:
Als u naar een geldig doel sleept krijgt u en groen vinkje te zien.
Als u naar een ongeldig doel sleept krijgt u en rood verboden pictogram te zien.
Laat de muisknop los als de aanwijzer op de gewenst map staat.
Resultaat: Informatie-elementen worden verplaatst.
Als u wilt annuleren kunt u de muis loslaten boven een ongeldige map.
U kunt het volgende doen:
Toewijzen van categorieën aan bestaande Informatie-elementen,
Verwijderen van toegewezen categorieën.
Informatie over het aanmaken van categorieën zijn te vinden in 8.2.3: Categorieën beheren.
Bewerken van de categorieën van een Informatie-element gaat als volgt:Selecteer een informatie-element uit het H-splitsen of Lijst overzicht.
In het tabblad klikt u op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram . Het Gegevensdepotobject venster opent.
Bewerk de categorieën van het Informatie-element. Een beschrijving hiervan kan u vinden in 7.5.2: Toevoegen van categorieën.
Vlaggen zijn gekleurde markeringen voor het markeren van individuele Informatie-elementen. U kunt de betekenis van de vlaggen zelf bepalen.
In de H-scheiding en Lijst indeling staan de vlaggen in de laatste kolom.
Informatie-elementen markeren met vlaggen gaat als volgt:Selecteer één Informatie-element uit het H-splitsen of Lijst overzicht.
Klik op het tabblad op één van de vlaggen. Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het pictogram en selecteer één vlag uit de lijst.
Resultaat: De Informatie-elementen worden gemarkeerd met de gekozen vlag.
Verwijderen van vlaggen gaat als volgt:Selecteer een Informatie-element uit de lijst welke is gemarkeerd met een vlag.
Klik op op het Vlaggen-tabblad. Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op .
Resultaat: De vlaggen worden verwijderd.
Waarschuwing: Verwijderde Informatie-elementen kunnen niet worden hersteld. Zorg er voor dat u zeker weet dat u de Informatie-elementen niet meer nodig heeft.
Opmerking: Wanneer u Informatie-elementen wilt wissen uit openbare Gegevensdepotmappen of gedeelde Gegevensdepotmappen, dient u de rechten voor het verwijderen van objecten te hebben op deze map.
Verwijderen van één of meerdere Informatie-elementen gaat als volgt:Selecteer één of meerdere Informatie-elementen uit het H-splitsen of Lijst overzicht.
Klik in het tabblad op . Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram . Het Elementen wissen scherm opent.
Als u er zeker van bent dat u de Informatie-elementen wilt verwijderen klikt u op de knop.
Resultaat: Informatie-elementen worden permanent verwijderd.
Tip: U kunt het Informatie-element ook verwijderen vanuit het context menu, of door het indrukken van de <del> toets.
Met WebDAV kunt u Informatie-elementen benaderen alsof het bestanden zijn op de harde schijf. In vergelijking tot de Groupware gebruikersinterface heeft het benaderen van de bestanden via WebDAV voor- en nadelen.
Het voordeel is dat de bestanden direct te benaderen zijn vanuit de browser of Explorer. U hoeft niet aangemeld te zijn in de software.
Het nadeel is dat alleen de laatste versie van een document beschikbaar is. De historie en extra informatie zoals commentaar wordt niet getoond.
Waarschuwing: Als u een bestand verwijderd uit een WebDAV map, verwijderd u alle versies, niet alleen de huidige. Als u een specifieke versie wilt verwijderen, kan dat alleen maar zoals beschreven in 7.6.2.3: Werken met document versies.
De instellingen voor WebDAV toegang zijn afhankelijk van het door u gebruikte Operating Systeem.
Open KDE Konqueror of een vergelijkbare browser.
Geef het volgende adres in bij het vak : webdav://<adres>/servlet/webdav.infostore waar <adres> vervangen moet worden met het IP-adres of de URL van de Open-Xchange server.
Geef uw gebruikersnaam en uw wachtwoord op. Gebruik de zelfde gegevens als voor het inloggen in de Open-Xchange server.
Resultaat: Informatie-elementen worden getoond in de browser.
Vanuit het Mijn Computer scherm klikt u op of dubbelklik het pictogram vanaf het Bureaublad.
Ga naar Netwerk- en Internetverbindingen, open het dialoogvenster Mijn netwerklocaties en klik op . De wizard voor het toevoegen van een netwerklocatie wordt gestart. Klik op .
In het navolgende dialoog klikt u op .
Geef het volgende adres in: https://<address>/servlet/webdav.infostore waar <adres> vervangen moet worden met het IP-adres of de URL van de Open-Xchange server.
Geef uw gebruikersnaam en uw wachtwoord op. Gebruik de zelfde gegevens als voor het inloggen in de Open-Xchange server.
In het volgende dialoogvenster kunt u een naam geven voor de netwerklocatie.
Opmerking: Als u de codering instelt op ISO mag u geen speciale tekens gebruiken in de bestands- en mapnamen. De Open-Xchange server gebruikt UTF-8 codering.
Klik in het volgende dialoogvenster op .
Resultaat: U kunt de Informatie-elementen benaderen vanuit de Netwerk Omgeving.
Voordat u gebruik kunt maken van WebDAV dient u eerst een Microsoft Software Update te installeren.
Microsoft Software Update voor WebDAV installeren gaat als volgt:Open een webbrowser.
Ga naar het volgende adres: http://support.microsoft.com/kb/907306
Ga naar More Information en klik op .
Op de Download pagina kiest u eerst voor Dutch uit het menu achter Change Language: en klik op de knop . De pagina zal van taal veranderen en in het Nederlands getoond worden. Kies vervolgens . Het bestand Webfldrs-KB907306-NLD.exe zal worden gedownload.
Dubbelklik het bestand. De installatie zal worden gestart.
Open vanuit de Windows Explorer de .
Klik met de rechtermuisknop op een vrij gebied in het rechter deel van de Explorer. Vanuit het pop-up menu selecteert u . Het Toevoegen netwerklocatie scherm opent. Klik op om verder te gaan.
Kies vervolgens . Klik op .
Geef in het Toevoegen netwerk pad scherm het volgende adres op: https://<address>/servlet/webdav.infostore waar <adres> vervangen moet worden met het IP-adres of de URL van de Open-Xchange server.
Geef uw gebruikersnaam en uw wachtwoord op. Gebruik de zelfde gegevens als voor het inloggen in de Open-Xchange server.
In het volgende dialoogvenster kunt u een naam geven voor de netwerklocatie.
Klik in het volgende dialoogvenster op .
Resultaat: Onder kunt u de Informatie-elementen benaderen.
Tip: U kunt ook de OX Updater gebruiken om WebDav toegang te configureren. Informatie hierover kan u vinden in de OX Updater gebruikersdocumentatie.
Voordat u WebDAV toegang configureert zoals hieronder beschreven, moet u eerst een specifieke Windows Software Update uitvoeren. Instructies hiervan kunt u vinden in 7.6.8.3: Benaderen vanuit Windows Vista.
Het opzetten van een WebDAV verbinding vanuit Windows 7 gaat als volgt:Open vanuit de Windows Explorer de .
Kies vanuit de pictogrammen balk de knop. Het Koppelen schijf... scherm opent.
Klik op . Het Toevoegen netwerklocatie Scherm opend. Klik op .
Kies vervolgens . Klik op .
Geef in het Toevoegen netwerk pad scherm het volgende adres op: https://<adresse>/servlet/webdav.infostore waar <adres> vervangen moet worden met het IP-adres of de URL van de Open-Xchange server.
Geef uw gebruikersnaam en uw wachtwoord op voor de Open-Xchange server. Klik op .
In het volgende dialoogvenster kunt u een naam geven voor de netwerklocatie. Klik op .
Klik op .
Resultaat: Onder kunt u de Informatie-elementen benaderen.