Hier vindt u een overzicht van hoe een u een nieuwe taak aanmaakt. Meer details kunt u vinden op de volgende pagina.
Opmerking: Als u nieuwe taken wilt maken in een openbare of gedeelde map moet u de rechten hebben om objecten aan te maken.
Zo maakt u een nieuwe taak:Klik in het tabblad op het pictogram. Als u het compacte paneel gebruikt klikt u op het paneel pictogram
. Het Taak scherm opent. Het tabblad wordt getoond.Eventueel kunt u een taakmap kiezen door op de -knop te klikken en vervolgens een map te kiezen in het pop-up scherm.
Voer een onderwerp en opmerkingen voor de taak in.
Stel de prioriteit in van de taak.
Stel de verloopdatum en de startdatum in. Zie 6.5.1: Begin- en verloopdatum van de taak vaststellen
Stel de taakherinnering in. Zie 6.5.2: Instellen of reageren op een taakherinnering
Gebruik eventueel de extra mogelijkheden:
De afspraak markeren als privé. Zie 6.5.5: Markeert taken als privé
Een taakserie maken. Zie 6.5.3: Aanmaken van taakserie
Categorieën toevoegen aan de taak. Zie 6.5.4: Toevoegen van categorieën
Details voor de taak instellen. Zie 6.5.6: Het toevoegen van taakdetails
Meer deelnemers aan de taak toevoegen. Zie 6.5.7: Deelnemers toevoegen
Bijlagen toevoegen aan de taak. Zie 6.5.8: Het toevoegen van bijlagen
Klik op in het paneel. Het scherm sluit.
Resultaat: De taak is aangemaakt. De bewerkingsstatus is ingesteld op Niet gestart of 0 % voltooid.
Als u de actie wilt annuleren klikt u op in het tabblad.
Tip: U kunt een nieuwe taak ook maken door op in het tabblad te klikken.
U heeft de volgende mogelijkheden om een nieuwe taak aan te maken:De functie kan ook vanuit andere modules worden geopend vanuit het paneelgebied in andere modules .
Dubbelklik op een vrij gebied in de H-splitsing- of Lijstoverzicht. HetTaak-scherm opent.
Om de start- en verloopdatum van een taak te definiëren gebruikt u de besturingselementen naast en in het Taak-scherm.
De verloop- en startdatum van een taak definieert in het Taak-scherm als volgt:Open het -tabblad.
Gebruik één van de volgende methoden om de verloopdatum van een taak in te stellen:
Voer een geldige datum in in het invoerveld naast .
Klik op het kalenderpictogram naast . U kunt een datumkiezen uit de geopende kalender.
Gebruik één van de volgende methoden om de startdatum van een taak in te stellen:
Voer een geldige datum in in het invoerveld naast .
Klik op het kalenderpictogram naast . U kunt een datumkiezen uit de geopende kalender.
Wilt u herinnerd worden aan de taak vóór de verloopdatum dan kunt u aangeven wanneer u dat wilt. Een herinneringsscherm zal u attenderen op deze taak wanneer het eind van de geselecteerde periode bereikt is.
Het instellen van een taakherinnering in het Taakscherm gaat als volgt:Open het -tabblad.
Gebruik één van de volgende methoden om een datum in te stellen voor de taakherinnering:
Voer een geldige datum in in het invoerveld naast .
Klik op het kalenderpictogram naast . U kunt een datumkiezen uit de geopende kalender.
Gebruik één van de volgende methoden om een tijd voor de taakherinnering in te stellen:
Voer een geldige tijd in in het invoerveld naast de herinneringsdatum.
Selecteer een tijd uit het uitklapmenu naast de herinneringsdatum.
Zodra het eind van de geselecteerde periode bereikt is, opent het scherm Herinnering. Er zijn diverse mogelijkheden om hierop te reageren:
Reageren op een taakherinnering gaat als volgt:Als u opnieuw herinnerd wilt worden, selecteert u een tijdsinterval uit het uitklapmenu in het gedeelte linksonderaan het scherm. Klik op . Wanneer het eind van het geselecteerde interval is bereikt dan wordt u opnieuw herinnerd.
Als u geen herinnering meer wilt klikt u op .
Een taakserie is een taak die meermalen repeteert. Bij het aanmaken van een taakserie dient u het volgende in te stellen:
Het tijdsinterval voor de taakserie. Dit definieert het tijdsinterval tussen individuele taken uit de taakserie.
De tijdspanne van de taakserie. Dit definieert het start en het einde van de taakserie.
Open het -tabblad.
Klik op de knop. Het scherm Creëer nieuwe serie opent.
Het tijdsinterval voor de taakserie definiëren.
Als de taak dagelijks herhaald moet worden, activeer dan het herhalingstype . In de herhalingsinstellingen geeft u het interval in dagen.
Als de afspraak wekelijks herhaald moet worden, selecteer dan het herhalingstype In de herhalingsinstellingen geeft u de interval in weken en de dag van de week.
Als de taak maandelijks herhaald moet worden, selecteer dan het herhalingstype . In de herhalingsinstellingen geeft u het interval in maanden en de dag van de maand.
Als de taak jaarlijks herhaald moet worden, selecteer dan het herhalingstype In de herhalingsinstellingen geeft u de dag van het jaar.
Definieer de tijdspanne van de taakserie:
Naast het label voert u de datum in van het begin van de taakserie.
Naast het label geeft u het einde van de taakserie op.
Klik op .
Een categorie is een tekst die gebruikt kan worden voor het ordenen van taken. Er zijn twee verschillende manieren om categorieën toe te voegen:
Toevoegen object-gerelateerde categorieën.
Selecteer categorieën uit de lijst van voorgedefinieerde categorieën.
Informatie over het aanmaken van categorieën zijn te vinden in 8.2.3: Categorieën beheren.
Om object-gerelateerde categorieën toe te voegen vanuit het Taak scherm:Open het -tabblad.
Dubbelklik rechts naast de knop.
Voer een tekst in.
Tip: Een alternative methode kan u vinden in 8.2.3.2: Categorieën beheren in de modulen.
Opmerking: Object-georiënteerde categorieën hebben de kleur wit.
Om voorgedefinieerde categorieën toe te voegen vanuit het Taken scherm:Open het -tabblad.
Klik op de knop. Het dialoog verschijnt. De lijst bevat alle voorgedefinieerde categorieën.
Activeer het keuzevakje voor de Activeer categorie in de lijst.
Klik op .
Resultaat: De categorieën worden toegevoegd achter de Categorieën knop.
Zo verwijderd u een categorie uit het Taak scherm:Open het -tabblad.
Klik op de knop. Het scherm opent.
Deactiveer het keuzevakje uit de lijst om een categorie uit te schakelen.
Klik op .
Resultaat: De categorieën worden verwijderd van de taak.
Een privétaak is een taak die onzichtbaar is voor andere deelnemers wanneer u uw takenmap deelt met andere deelnemers.
U kunt een taak als privé markeren als aan alle van de volgende voorwaarden wordt voldaan:
U bent de enige deelnemer in de taak.
De taak is gemaakt in een persoonlijke taakmap.
Open het -tabblad.
Activeer het keuzevak.
U kunt details aan een taak toevoegen, bijvoorbeeld kosten, duur en factureringsinformatie.
Zo voegt details toe aan een taak in het Taak-scherm:Open het -tabblad.
Voer passende waarden in.
Resultaat: De details worden toegevoegd aan de taak.
Wanneer u een taak aanmaakt kunt u extra deelnemers toevoegen.
Het toevoegen van extra deelnemers in het Taak-scherm gaat als volgt:In het paneelgebied klikt u op . Het Deelnemers selecteren scherm opent.
Als u een ander adresboek wilt selecteren dan het globale adresboek, klik dan op de knop . Klik op een map in het scherm Selecteer contactenmap.
Als u een specifieke selectie wilt zien van deelnemers of bronnen, typt u een korte zoekterm in het invoerveld naast . Klik vervolgens de -knop.
Selecteer één of meerdere deelnemers uit de lijst.
Om de selectie toe te voegen klikt u op de -knop naast Deelnemers.
Eventueel kunt u ook de gekozen deelnemerselectie aanpassen:
Selecteer losse elementen in het -veld.
Klik op de knop naast .
Om de selectie te bevestigen klikt u op . Als u van gedachten bent veranderd kiest u .
Resultaat: De deelnemers worden toegevoegd aan de taak.
Deelnemers die zijn toegevoegd aan een taak ontvangen een taakmelding met de mogelijkheid om de taak te accepteren of te weigeren. Meer informatie kunt u vinden in 6.6.1: Een nieuwe taak bevestigen.
Externe deelnemers ontvangen geen taakmelding. Om externe deelnemers te informeren over een taak kunt u ervoor zorgen dat alle deelnemers geïnformeerd worden over de taak via E-mail.
Deelnemers informeren via E-mail vanuit het Taak-scherm gaat als volgt:Open het -tabblad.
Activeer het keuzevakje.
In het tabblad klikt u . Het Selecteer bijlagen scherm opent.
In het Selecteer bijlagen-dialoogvenster kunt u op de knop klikken. Kies het als bijlage toe te voegen bestand. Sluit daarna het selectiescherm.
Klik in het Selecteer bijlagen-dialoogvenster op de knop . Het bestand wordt toegevoegd aan de lijst.
Als u meerdere bijlagen wilt toevoegen, herhaal dan stappen 3 - 4.
Om bestanden te verwijderen uit de lijst, selecteert u deze eerst in de lijst. Klik daarna op .
In het Selecteer bijlagen-dialoogvenster klikt u op .
Resultaat: De bijlagen worden toegevoegd aan de taak.