8.3. Importeren

8.3. Importeren
Terug	Hoofdstuk 8. Configuratie	Volgende

Afspraken, taken, en contacten die gecreëerd zijn met andere toepassingen kunnen worden geïmporteerd.

8.3.1. Welke gegevens kunnen geïmporteerd worden?

De volgende bestanden worden ondersteund:

iCal
vCard
CSV

Bestanden van het iCal type dienen als gestandaardiseerde uitwisseling van Agendagegevens zoals afspraken en taken. De standaard extensienaam van een iCal bestand is ics.

Bestanden van het VCard type dienen voor de gestandaardiseerde uitwisseling van contactgegevens zoals elektronische visitekaartjes. De standaard extensienaam voor vCard bestanden is vcf.

Bestanden van het CSV type dienen voor de uitwisseling van tekstgegevens in tabelvorm. Contactgegevens kunnen worden geïmporteerd uit een CSV-bestand. De standaard extensienaam is csv.

8.3.2. Importeren van afspraken en taken in iCal-indeling.

8.3.2.1. Welke iCal objecten kunnen geïmporteerd worden?

Een omschrijving van alle iCal onderwerpen kunt u vinden in het document RFC2445.

In de volgende tabel kunt u zien welk iCal onderwerpen worden ondersteund door de groupware wanneer ze worden geïmporteerd als afspraak of taak. De details in de kolom "Afspraken" en "Taken" hebben de volgende betekenis:

Een "X" betekend dat het onderwerp zal worden geïmporteerd. De waarde van het onderwerp wordt gedefinieerd in RFC2445.
Het nummer als "255" betekent dat het onderwerp zal worden geïmporteerd. Het getal staat voor het maximum aantal toegestane lettertekens.
Het woord "ongelimiteerd" betekent dat het onderwerp zal worden geïmporteerd. Er is geen limiet aan het aantal tekens.
"-" betekent dat het onderwerp niet zal worden geïmporteerd.

Categorie	iCal onderwerp	Afspraken	Taken
Agenda eigenschappen	CALSCALE	-	-
	METHOD	-	-
	PRODID	X	X
	VERSION	X	X
Agenda componenten	VALARM	X	X
	VEVENT	X	X
	VFREEBUSY	-	-
	VJOURNAL	-	-
	VTIMEZONE	X	X
	VTODO	X	X
Component eigenschappen	ATTACH	-	-
	ATTENDEE	X	X
	CATEGORIES	X	X
	CLASS	X	X
	COMMENT	-	-
	COMPLETED	-	X
	CONTACT	-	-
	CREATED	X	X
	DESCRIPTION	Ongelimiteerd	Ongelimiteerd
	DTEND	X	X
	DTSTAMP	X	X
	DTSTART	X	X
	DUE	X	X
	DURATION	X	X
	EXDATE	X	-
	EXRULE	-	-
	FREEBUSY	-	-
	GEO	-	-
	LAST-MODIFIED	-	-
	LOCATION	255	-
	ORGANIZER	-	-
	PERCENT-COMPLETE	-	X
	PRIORITY	-	X
	RDATE	-	-
	RECURRENCE-ID	-	-
	RELATED-TO	-	-
	REPEAT	-	-
	REQUEST-STATUS	-	-
	RESOURCES	X	-
	RRULE	X	X
	SEQUENCE	-	-
	STATUS	-	X
	SUMMARY	255	255
	TRANSP	-	X
	TRIGGER	X	X
	TZID	X	X
	TZNAME	X	X
	TZOFFSETFROM	X	X
	TZOFFSETTO	X	X
	TZURL	X	X
	UID	X	X
	URL	-	-
Eigenschap parameters	CUTYPE	X	X
	DELEGATED-FROM	-	-
	DELEGATED-TO	-	-
	DIR	-	-
	ENCODING	X	X
	FMTTYPE	-	-
	FBTYPE	-	-
	LANGUAGE	-	-
	MEMBER	-	-
	PARTSTAT	-	-
	RANGE	-	-
	RELATED	-	-
	RELTYPE	-	-
	ROLE	-	-
	RSVP	-	-
	SENT-BY	-	-
	TZID	X	X
	VALUE	X	X

8.3.2.2. Welke iCal gegevens worden niet ondersteund?

De groupware software ondersteund afspraken in de vorm van "De laatste zondag van de maand".

De groupware software ondersteunt geen afspraken met dagen geteld vanaf het einde van de maand zoals bijv.: "De op één na laatste zondag van een maand". Wanneer een afspraak zulke informatie bevat zal deze niet worden geïmporteerd.

De groupware software ondersteunt specifiek herhaalde herinneringen niet. Bijvoorbeeld: "Herinner me vier keer". Wanneer een afspraak zo'n detail bevat zal deze informatie genegeerd worden.

8.3.2.3. Uitvoeren van een iCal importeren

Opmerking: Zorg er voor dat het bestand dat u importeert, correcte iCal gegevens bevat.

Opmerking: Het is niet mogelijk iCal gegevens te importeren die u met de Groupware heb geëxporteerd vanuit uw eigen account.

Importeren van afspraken en taken vanuit een iCal bestand gaat als volgt:

Klik op het Configuratie pictogram in de modulebalk.
Klik op Importeren onder Configuration in de mappenlijst. De beschikbare opties voor het importeren staan in het ovezichtsscherm.
Selecteer het iCal bestandstype. Selecteer de gegevens die geïmporteerd moeten worden:
- Als u afspraken wilt importeren kiest u Afspraken uit de keuzelijst.
- Als u taken wilt importeren kiest u Taken uit de keuzelijst.
Klik op Map. Selecteer de doelmap voor het importeren.
Klik op Bladeren knop. Selecteer het bestand dat moet worden geïmporteerd. Sluit vervolgens het bestandselectie scherm.
Om de gegevens te importeren klikt u op de knop Importeren in het paneel.

Resultaat: De afspraken of taken worden geïmporteerd naar de doelmap.

Tip: U kunt ook afspraken en taken importeren door op de respectievelijke module map, met de rechtermuisknop te klikken, kies vervolgens Uitgebreid en uit dit submenu de optie Importeren.

8.3.3. Importeren van contacten in vCard-formaat

Opmerking: Controleer of de geïmporteerde bestanden de juiste iCard gegevens bevatten.

Opmerking: Voor elk contact wordt slechte één privé en één zakelijk adres geïmporteerd. Als het geïmporteerde vCard bestand extra privé en zakelijke adressen bevat worden deze genegeerd.

Importeren van contacten vanuit een vCard bestand gaat als volgt:

Klik op het Configuratie pictogram in de modulebalk.
Klik op Importeren onder Configuration in de mappenlijst. De beschikbare opties voor het importeren staan in het ovezichtsscherm.
Selecteer het vCard bestandstype.
Klik op Map. Selecteer de doelmap voor het importeren.
Klik op Bladeren knop. Selecteer het bestand dat moet worden geïmporteerd. Sluit vervolgens het bestandselectie scherm.
Om de gegevens te importeren klikt u op de knop Importeren in het paneel.

Resultaat: De contacten zijn geïmporteerd in de doelmap.

Tip: U kunt ook contacten importeren door op een contacten map met de rechtermuisknop te klikken, kies vervolgens Uitgebreid en uit dit submenu de optie Importeren.

8.3.4. Importeren van contacten in CSV-formaat

De volgende CSV-bestanden worden ondersteund:

Standaard CSV bestanden met comma-gescheiden waarden.
CSV-bestanden uit Microsoft Outlook

8.3.4.1. Wat is de structuur van een standaard CSV-bestand?

Een standaard CSV bestand bevat contacten in de vorm van een tabel. De tabel heeft de volgende structuur:

De eerste regel bevat de koppen. Dit zijn de namen van de gegevensvelden.
Elke volgende regel bevat de gegevens van een contact in kolommen.
De gegevensvelden worden met komma's gescheiden.
Het einde van de regel wordt aangegeven met een enter.

Een CSV-bestand kan bijv. gecreëerd worden met een spreadsheetprogramma of een teksteditor. Verzeker u ervan dat de volgende details in beschouwing zijn genomen.

Wanneer er umlauten of andere diakritische tekens bestaan in de gegevensvelden van het CSV-bestand, moet het UTF-8 gecodeerd worden.
De eerste rij van het CSV-bestand moet tenminste één van de kolomtitels bevatten die hieronder worden genoemd.
De kolomtitels zijn hoofdlettergevoelig.
De kolommen kunnen in willekeurige volgorde staan. De geimporteerde gegevens worden toegewezen aan de gegevensvelden van de Groupware.
De gegevensvelden worden met komma's gescheiden.
Wanneer er ongeldige gegevens in het gegevensveld staan, zal het betreffende contact worden overgeslagen. Gegevens zijn geldig met de volgende voorwaarden:
- Alle E-mailvelden moeten het "@" teken bevatten.
- Het is toegestaan een leeg gegevensveld te hebben.
Als het maximum aantal leestekens wordt overschreden, wordt het teveel genegeerd. De tabel hieronder toont het maximum aantal leestekens voor ieder gegevensveld.

De eerste rij van het CSV-bestand moet één of meer van de volgende kolomaanhef bevatten:

Display name	Sur name	Given name	Middle name
Suffix	Title	Street home	Postal code home
City home	State home	Country home	Martial status
Number of children	Profession	Nickname	Spouse name
Note	Company	Department	Position
Room number	Street business	Postal code business	City business
State business	Country business	Number of employee	Sales volume
Tax id	Commercial register	Branches	Manager's name
Assistant's name	Street other	Postal code other	City other
State other	Country other	Telephone business 1	Telephone business 2
FAX business	Telephone car	Telephone company	Telephone home 1
Telephone home 2	FAX home	Cellular telephone 1	Cellular telephone 2
Telephone other	FAX other	Telephone pager	Telephone telex
Telephone TTY/TDD	Instantmessenger 1	Instantmessenger 2	Telephone IP
Email 1	Email 2	Email 3	URL
Categories	Dynamic Field 1	Dynamic Field 2	Dynamic Field 3
Dynamic Field 4	Dynamic Field 5	Dynamic Field 6	Dynamic Field 7
Dynamic Field 8	Dynamic Field 9	Dynamic Field 10	Dynamic Field 11
Dynamic Field 12	Dynamic Field 13	Dynamic Field 14	Dynamic Field 15
Dynamic Field 16	Dynamic Field 17	Dynamic Field 18	Dynamic Field 19
Dynamic Field 20	private	Birthday	Anniversary

8.3.4.2. De gegevensplaatsing wordt voor een CSV bestand als volgt gedaan:

Tijdens het importeren worden de gegevensvelden van het CSV-bestand toegewezen aan bepaalde gegevensvelden van de Groupware. De volgende tabel toont de contactvelden van de Groupware en de velden waaraan zij zijn toegewezen. De volgende tabel toont het maximum aantal leestekens die voor het gegevensveld toegestaan zijn.

Gegevensvelden in het contactdialoogvenster			CSV-gegevensveld
Tab	Gegevensveld	Max. tekens	CSV-gegevensveld
Algemeen	Title	64	Title
	Voornaam	128	Given name
	Tweede voornaam	128	Tweede voornaam
	Achternaam	128	Sur name
	Suffix	64	Suffix
	Display name	64	Display name
	Company	512	Company
	Straat	256	Street business
	ZIP	64	Postal code business
	Stad	128	City business
	Land	64	Country business
	Staat	64	State business
	Department	128	Department
	Position	128	Position
	Room number	64	Room number
	Werknemeridentificatie	64	Number of employee
	Telefoon	64	Telephone business 1
	Telefoon 2	128	Telephone business 2
	Fax	64	FAX business
	Telefoon (bedrijf)	64	Telephone company
	Mobiele telefoon	64	Cellular telephone 1
	URL	128	URL
	E-mail	256	Email 1
	IM	64	Instantmessenger 1
	Tags	1024	Categories
	Type		private
Privé	Profession	64	Profession
	Geboortedatum		Birthday
	Straat	256	Street home
	ZIP	64	Postal code home
	Stad	64	City home
	Staat	64	State home
	Land	64	Country home
	Nickname	64	Nickname
	Telefoon	64	Telephone home 1
	Telefoon	64	Telephone home 2
	Fax	64	FAX home
	Mobiele telefoon	64	Cellular telephone 2
	IP-telefoon	64	Telephone IP
	E-mail	256	Email 2
	Echtelijke staat	64	Martial status
	Anniversary		Anniversary
	IM	64	Instantmessenger 2
	Pager	64	Telephone pager
	Commentaar	5680	Note
Aanvullend	Straat (andere)	256	Street other
	Postcode (andere)	64	Postal code other
	Stad (andere)	64	City other
	Staat (andere)	64	State other
	Land (andere)	64	Country other
	Telefoon (andere)	64	Telephone other
	Fax (andere)	64	FAX other
	E-mail (andere)	256	Email 3
	Telefoon (auto)	64	Telephone car
	Teletype/TDD	64	Telephone TTY/TDD
	Verkoopvolume	64	Sales volume
	BTW-nummer	128	Tax id
	Nummer van Kamer van Koophandel	64	Commercial register
	Branches	64	Branches
	Manager	64	Manager's name
	Assistent	64	Assistant's name
	Telex	64	Telephone telex
	Naam echtgeno(o)t(e)	64	Spouse name
	Kinderen	64	Number of children
	Facultatief 1 .. 20	64	Dynamic Field 1 .. 20

8.3.4.3. Het aanmaken van een MS Outlook CSV-bestand gaat als volgt:

Om een CSV-bestand uit MS Outlook te exporteren zodat deze geïmporteerd kan worden in de groupware voert u de volgende stappen uit:

Ga naar het menu-item Bestand|Import/Export.
In het dialoogvenster Import/Export assistent kiest u de invoer exporteren naar bestand. Klik op volgende.
Kies de invoer waarden die met een komma zijn gescheiden (vensters). Klik op volgende.
Selecteer de contactenmap die geëxporteerd moet worden. Klik op volgende.
Stel de naam en locatie in voor het uitvoerbestand. Klik op volgende.
Om het exportproces te voltooien klikt u op beëindigen. Opmerking: Laat het keuzevak Exporteer contacten uit ... geactiveerd. Klik niet op Velden toewijzen. Laat de standaard toewijzing onveranderd.

Resultaat: Een nieuw CSV bestand met alle geexporteerde gegevens is gemaakt.

8.3.4.4. Welke data fields from an MS Outlook CSV bestand kunnen geïmporteerd worden?

De volgende gegevensvelden worden geïmporteerd in de groupware.

Anniversary	Naam van assistent	Birthday
Bedrijf Stad	Bedrijf Land	Bedrijf Fax
Bedrijf Telefoon	Bedrijf Telefoon 2	Bedrijf Postcode
Bedrijf Staat	Bedrijf Straat	Autotelefoon
Categories	Kinderen	Company
Hoofdtelefoon Bedrijf	Department	E-mail 2 Adres
E-mail 3 Adres	E-mail Adres	Voornaam
Huis Stad	Huis Land	Huis Fax
Huis Telefoon	Huis Telefoon 2	Huis Postcode
Huis Staat	Huis Straat	Achternaam
Naam van manager	Tweede naam	Mobiele telefoon
Aantekeningen	Organisatorisch identificatienummer	Andere stad
Ander land	Andere Fax	Andere telefoon
Andere postcode	Andere staat	Andere straat
Pieper	Profession	Gevoeligheid
Echtgeno(o)t(e)	Suffix	Telex
Title	TTY/TDD telefoon	Webpagina

8.3.4.5. De gegevensplaatsing wordt voor een MS Outlook CSV bestand als volgt gedaan:

Tijdens het importeren van de gegevensvelden zal het MS Outlook CSV-bestand toegewezen worden aan bepaalde gegevensvelden van de Groupware. De volgende tabel toont de toewijzing door een overzicht te geven van de gegevensvelden die worden weergegeven tijdens het bewerken van een contact in de Groupware. De tabel toont ook het maximum aantal leestekens voor ieder gegevensveld.

Gegevensvelden in het venster van het Contactscherm			MS Outlook CSV-gegevensveld
Tab	Gegevensveld	Max. tekens	MS Outlook CSV-gegevensveld
Algemeen	Title	64	Title
	Voornaam	128	Voornaam
	Tweede voornaam	128	Tweede voornaam
	Achternaam	128	Achternaam
	Suffix	64	Suffix
	Company	512	Company
	Straat	256	Bedrijf Straat
	ZIP	64	Bedrijf Postcode
	Stad	128	Bedrijf Stad
	Land	64	Bedrijf Land
	Staat	64	Bedrijf Staat
	Department	128	Department
	Telefoon	64	Bedrijf Telefoon
	Telefoon 2	128	Bedrijf Telefoon 2
	Fax	64	Bedrijf Fax
	Telefoon (bedrijf)	64	Bedrijf Hoofdtelefoon
	Mobiele telefoon	64	Mobiele Telefoon
	URL	128	Webpagina
	E-mail	256	E-mail Adres
	Tags	1024	Categories
	Type		Gevoeligheid
Privé	Profession	64	Profession
	Geboortedatum		Birthday
	Straat	256	Huis Straat
	ZIP	64	Huis Postcode
	Stad	64	Huis Stad
	Staat	64	Huis Staat
	Land	64	Huis Land
	Telefoon	64	Huis Telefoon
	Telefoon	64	Huis Telefoon 2
	Fax	64	Huis Fax
	E-mail	256	E-mail 2 Adres
	Anniversary		Anniversary
	Pager	64	Pager
	Commentaar	5680	Aantekeningen
Aanvullend	Straat (andere)	256	Andere Straat
	Postcode (andere)	64	Andere Postcode
	Stad (andere)	64	Andere Stad
	Staat (andere)	64	Andere Staat
	Land (andere)	64	Ander Land
	Telefoon (andere)	64	Andere Telefoon
	Fax (andere)	64	Andere Fax
	E-mail (andere)	64	E-mail 3 Adres
	Telefoon (auto)	64	Autotelefoon
	Teletype/TDD	64	TTY/TDD Telefoon
	Nummer van Kamer van Koophandel	64	Organisatorisch Identificatienummer
	Manager	64	Naam van manager
	Assistent	64	Naam van assistent
	Telex	64	Telex
	Naam echtgeno(o)t(e)	64	Echtgeno(o)t(e)
	Kinderen	64	Kinderen

8.3.4.6. Importeren van een CSV bestand

Waarschuwing: Wanneer een importbestand velden met te veel tekens bevat zal het betreffende contact tijdens het importeren worden overgeslagen.

Opmerking: Zorg dat u geldige import bestanden gebruikt. Meer informatie over geldige import bestanden in 8.3.4.1: Wat is de structuur van een standaard CSV-bestand? en 8.3.4.3: Het aanmaken van een MS Outlook CSV-bestand gaat als volgt:..

Opmerking: Als u een contact importeert welke reeds aanwezig is, zullen de gegevens van het bestaande contact overschreven geworden met de geïmporteerde gegevens.

Om contacten te importeren uit een standaard CSV-bestand of een MS Outlook bestand gaat u als volgt te werk:

Klik op het Opties pictogram in de modulebalk.
Klik op Importeren onder Configuration in de mappenlijst. De beschikbare opties voor het importeren staan in het ovezichtsscherm.
Selecteer CSV als bestandstype.
Selecteer het CSV bestandsformat:
- Als het bestand gegevens bevat in het standaard CSV formaat selecteert u Comma gescheiden.
- Als het bestand gegevens bevat in het MS Outlook CSV formaat selecteert u Outlook file.
- Klik op Map. Selecteer de doelmap voor het importeren.
Klik op Bladeren en selecteer het bestand dat moet worden geïmporteerd. Sluit het selectiescherm.
Om de gegevens te importeren klikt u op de knop Importeren in het paneel.

Resultaat: De contacten zijn geïmporteerd in de doelmap.

Tip: U kunt ook contacten importeren door op een contacten map met de rechtermuisknop te klikken, kies vervolgens Uitgebreid en uit dit submenu de optie Importeren.

Terug	Omhoog	Volgende
8.2. Instellingen	Begin	8.4. Exporteren