Dit hoofdstuk geeft een overzicht van de groupware functies. Het geeft een inzicht in de taken die met de modules uitgevoerd kunnen worden, en de samenwerking van de verschillende modules.
Merk op: Als een beschreven functionaliteit niet beschikbaar is in uw Groupware omgeving, neem dan contact op met uw beheerder. Dit product is opgebouwd uit losse modules die later kunnen worden toegevoegd door het aanschaffen van een uitbreiding.
De startpagina kan gebruikt worden als opstap naar de andere groupware functionaliteiten. Op de startpagina kunt u objecten vinden als E-mail, actuele afspraken, taken en gegevensdepot items. Daarnaast kunt u nieuwe objecten aanmaken en andere modulen openen.
De E-mail module wordt gebruikt voor het versturen en ontvangen van E-mail. U kunt ook andere functies gebruiken zoals zoeken, afdrukken, kopiëren, doorsturen en E-mail sjablonen maken.
E-mail bijvoegsels kunnen worden opgeslagen op de locale harde schijf of in het gegevensdepot. Als u een E-mail verstuurt kunt u tijdelijk overschakelen naar de gegevens in de contact module zonder de E-mail te verlaten. Bij het ontvangen van een uitnodiging via de E-mail kunt u deze direct in de agenda plaatsen.
Met de contact module beheert u uw zakelijke en privé contacten. U kunt deze inzien, aanmaken en wijzigen. De contact gegevens voor alle groupware gebruikers is beschikbaar via het globale adresboek.
U kunt de contact gegevens gebruiken voor het versturen van E-mail, om deelnemers uit te nodigen bij afspraken vanuit de Agenda module of voorhet delegeren van taken naar andere gebruikers met de Taken module.
In de Agenda module kunt u uw zakelijke en privé afspraken beheren. U kunt deze inzien, aanmaken en wijzigen. U kunt ook afsprakenseries aanmaken voor de afspraken die vaker voorkomen. Voor extra informatie kunt u bijlagen toevoegen bij een afspraak. Als u een uitnodiging ontvangt van een deelnemer kunt u deze aanvaarden of afslaan.
Om andere deelnemers uit te nodigen kunt u gebruik maken van de contact module. Van de andere gebruikers kunt u zien of zij vrij zijn voor de afspraak en of bronnen (zoals kamers of apparaten) beschikbaar zijn. Andere deelnemers worden automatisch op de hoogte gebracht.
In de Taken module kunt u uw zakelijke en privé taken beheren. U kunt deze inzien, aanmaken en wijzigen. Voor extra informatie kunt u bijlagen toevoegen bij een afspraak. U kunt de taakgegevens beheren door de start- en verloopdatum op te geven en gedurende de uitvoering van de taak het percentage voltooid bijwerken.
U kunt taken delegeren naar andere deelnemers. Als er een document is toegevoegd bij de taak (bijvoorbeeld het resultaat van de taak), dan kunt u dit document in het Gegevensdepot opslaan.
In de Gegevensdepot module kunt u informatie beheren in de vorm van documenten, commentaar of een link naar een adres op het internet. U kunt deze inzien, aanmaken en wijzigen. Op deze manier werkt het Gegevensdepot ook als backup locatie voor uw documenten.
Het Gegevensdepot kan ook dienst doen als centrale informatie bron voor de kennis in de organisatie. Hiervoor is het wel van belang dat de mappen die worden aangemaakt worden gedeeld met de andere gebruikers of groepen door het instellen van lees- en schrijfrechten. U kunt dan Gegevensdepot items als link of E-mail bijlage naar andere gebruikers sturen. Hierdoor kunt u eenvoudig kennis delen én gebruik maken van de kennis van anderen.
Hier kunt u de land specifieke instellingen, het gedrag en de manier waarop het systeem getoond wordt aanpassen. Hierbij kunt u ook denken aan uw persoonlijke wachtwoord en uw afwezigheidsmelding.
U kunt deze functie ook gebruiken voor het importeren van contactgegevens en afspraken in het MS Outlook formaat of standaard formaten uit andere applicaties.
Mappen delen is een vitaal onderdeel voor het uitwisselen van gegevens met andere gebruikers. Elk groupware object wordt opgeslagen in een specifieke map. Gebruik de mappenlijst voor het beheren en delen van mappen.
Gebruik uw persoonlijke mappen om persoonlijke objecten als E-mail,contacten, taken en Gegevensdepot items te beheren.
Begeleid uw team door het delen van specifieke mappen met lees- én schrijfrechten. Maak ook gebruik van de informatie die door andere teams in de publieke of de gedeelde mappen zijn geplaatst.